Un acta notarial (o instrumento notarial o escrito notarial ) es cualquier narración escrita de hechos (relatos) redactada por un notario , notario público o notario civil autenticada por la firma y el sello oficial del notario y que detalla un procedimiento que se ha realizado por o ante el notario en su capacidad oficial. Un acta notarial es el único medio legal para probar aquellos hechos de los que es registro reconocido, mientras que en otros asuntos suele ser inadmisible, porque, al estar fuera de los poderes confiados al notario por ley, no es oficial. En la mayoría de los países de derecho consuetudinario, los actos de varias páginas se unen mediante una cinta cosida o anudada (conocida como seda), cuyos extremos se aseguran con una oblea impresa con el sello del notario. Esto se llama anexión o anexión.
La primera categoría se conoce como "acto en forma pública" (Fr acte en minute , Du minuutakte , It atto conservato , Ger urschriftliche Urkunde , Sp acta protocolar ) y es el dominio exclusivo de los notarios . Los actos en forma pública pueden adoptar la forma de un registro de alguna actividad que se pretende o se requiere que tenga carácter probatorio, fuerza o efecto legal o administrativo, o efecto comercial. Los actos en esta forma siguen siendo la piedra angular de la práctica notarial de derecho civil según la cual se componen como instrumentos narrativos únicos escritos en la perspectiva de primera persona del notario. Los actos en forma pública incluyen todos los contratos e instrumentos rectores (por ejemplo, cesión, testamento, fideicomiso, poder notarial, donación).
Los componentes de un acto en forma pública son:
Tradicionalmente, en los países de derecho civil, los borradores preliminares, llamados "actas" (antiguamente protocolos ; en francés , minute , en inglés , Du minuut , en inglés, It minuta , en alemán, Urschrift , en español, escritura matriz ), se anotan en taquigrafía legal y solo registran los detalles. Su fecha, compareciente, lugar y asunto se registran en un registro notarial, y las actas se conservan y guardan en el protocolo (archivo) del notario mientras se entrega al compareciente una copia ( engrossment , en inglés, Du grosse , en inglés, It , copia esecutiva , en alemán, Ausfertigung , en español, primer testimonio ), un formulario completamente extendido escrito a mano bajo sello y firma. Las actas se utilizan posteriormente como copia maestra a partir de la cual se pueden hacer ejemplificaciones (Fr. expédition , It. copia autentica , Du (Países Bajos) authentiek afschrift , (Bélgica) uitgifte , Ger beglaubigte Abschrift , Sp. testimonio ulterio , copia simple ), es decir, copias en limpio encuadernadas. En los países de derecho consuetudinario, los notarios preparan múltiples originales duplicados completamente ejecutados y sellados, ya que una copia no sería admisible en un tribunal. Uno se archiva como copia de archivo en el protocolo del notario.
La segunda categoría se conoce como "acto en forma privada" (Fr acte en brevet , Du brevetakte , akte in originali , It atto rilasciato in originale , Ger Urkunde im Original , Sp acta extraprotocolar ), mejor representada por el certificado notarial (o "docquet" en Escocia). Este es generalmente un escrito que certifica la debida ejecución en presencia del notario de una escritura, contrato u otro escrito o verifica algún hecho o cosa del cual el notario tiene conocimiento cierto. Los certificados notariales se endosan o se adjuntan a un documento preexistente y dan fe de su debida ejecución, naturaleza genuina y validez, o estado legal y efectos. Como precaución de seguridad, el certificado también puede contener información como el número de páginas, una descripción del documento, su título y cualquier otra característica distintiva para evitar que se agreguen o eliminen páginas. Si se colocan, los certificados abreviados también pueden llevar grabado un sello, la mitad en el certificado y la otra mitad en el resto de la página.
Los certificados notariales se presentan en forma completa o breve. La forma completa incluye información preliminar como la fecha, el lugar, la comparecencia del compareciente, prueba de identidad, etc., así como la atestación principal. La forma breve generalmente solo incluye el lugar, la fecha y la "cláusula de atestación". Ambas terminan con una "cláusula de testimonio".
Las piezas típicas son:
El acto público se rige por el apartado 7 del Título XI del Código Orgánico de Tribunales, en particular por los artículos 403 a 414. [2] [3] El artículo 403 define la escritura pública en los siguientes términos:
“Artículo 403. - Escritura pública es el documento público o genuino otorgado por notario público competente con las solemnidades prescritas por esta ley y asentado en su acta o registro público.”
El Código Civil lo clasifica como especie de documento público en su artículo 1699, apoyándose por tanto enteramente en el hecho de su notificación y de su fecha, y en la verdad de las manifestaciones en él contenidas hechas por los interesados, pero en este último párrafo sólo respecto de los solicitantes como lo establece en el artículo 1700. [4] [5]
El notariado apareció en Francia en el siglo XI, las actas más antiguas están en la lengua local o en latín y requieren buenos conocimientos de paleografía para descifrarlas. [6] Como resultado de la Revolución, los cargos notariales ya no eran hereditarios. [7] [8] Se abolieron los notarios reales, apostólicos y señoriales en favor de los notarios públicos. La ley del 25 de enero de 1144 organiza el notariado francés. [9]
Según el decreto de marzo de 1693, los actos recibidos por los notarios y los actos de los alguaciles están sujetos a verificación formal. [10] [11] Por decreto de octubre de 1705, los actos de propiedad privada también están sujetos a escrutinio, ya que son justiciables. En 1703, un nuevo edicto estableció la insinuación según la tarifa (donación, legado, etc.) y la insinuación bajo la centésima de denier, que es una tarifa del 1% que se cobra sobre la transmisión de bienes inmuebles.
Existen 145 tipos de actos notariales. [12] Los principales que se pueden citar, especialmente los de interés para los genealogistas, son los acuerdos prenupciales, los testamentos, los inventarios post mortem, los contratos de arrendamiento de fincas, los contratos de compraventa y las escrituras de donación.