La dotación de personal es el proceso de encontrar al trabajador adecuado con las calificaciones o la experiencia apropiadas y reclutarlo para ocupar un puesto o función laboral. [1] [2] A través de este proceso, las organizaciones adquieren, despliegan y retienen una fuerza laboral en cantidad y calidad suficientes para crear impactos positivos en la eficacia de la organización. [3] En gestión, la dotación de personal es una operación de reclutamiento de empleados evaluando sus habilidades y conocimientos antes de ofrecerles puestos laborales específicos en consecuencia. [4]
Un modelo de personal es un conjunto de datos que mide las actividades laborales, cuántas horas de trabajo se necesitan y cómo se gasta el tiempo de los empleados.
La dotación de personal ayuda a encontrar y contratar personas que estén calificadas para el puesto de trabajo y beneficiará a la empresa. También mejora la calidad y la cantidad del trabajo realizado por la empresa porque ha contratado al personal óptimo. Es probable que aumenten los índices de satisfacción laboral porque todos son aptos para su puesto y están felices de hacer su especialidad de trabajo. También es común que la empresa tenga índices más altos de desempeño productivo, ya que ha contratado al personal adecuado para hacer su trabajo. Proporciona a los empleados la oportunidad de un mayor crecimiento y desarrollo. [5]
La dotación de personal de una organización se centra tanto en la calidad como en la cantidad del personal.
La cantidad es la cantidad de personal. La organización pronostica la cantidad de personal que necesitará y luego la compara con la cantidad de personal disponible. Si la cantidad de personal coincide con la cantidad requerida, entonces la organización tiene personal completo. Si la cantidad requerida excede la cantidad de empleados disponibles, entonces la organización tiene personal insuficiente. Si el personal disponible excede los requisitos, entonces la organización tiene personal excedente y puede tener que dejar de contratar y despedir empleados. Cuando una empresa tiene personal insuficiente, el proceso de dotación de personal puede reiniciarse. [3]
La calidad consiste en contar con la persona adecuada para el trabajo. La persona adecuada debe tener una adecuación entre el trabajo y la organización. La adecuación al trabajo implica el conocimiento, las habilidades, las capacidades y otras características del empleado y su forma de trabajar con las tareas del trabajo. La adecuación a la organización se produce cuando la persona tiene los mismos valores organizacionales que la organización. [6]
La gestión de recursos humanos (GRH) abarca un espectro de funciones y actividades destinadas a gestionar eficazmente la fuerza laboral de una organización. Las actividades básicas de dotación de personal son componentes integrales de la GRH y se centran en la adquisición y gestión de recursos humanos dentro de una organización. Estas actividades son fundamentales para crear y mantener una fuerza laboral capacitada y motivada. Las cinco actividades básicas de dotación de personal son el reclutamiento, la selección, el empleo, la capacitación y la retención.
El reclutamiento es la base de un sistema de contratación de personal eficaz. [3] A diferencia del sector privado , donde los motivos de lucro suelen impulsar las decisiones de contratación, el sector público se centra en la prestación de servicios públicos esenciales. Un proceso de reclutamiento bien ejecutado es fundamental para identificar, atraer y comprometer a candidatos potenciales que posean las calificaciones y características necesarias para sobresalir en puestos de trabajo específicos. Los componentes clave del reclutamiento incluyen:
Objetivos y descripciones de puestos
Antes de iniciar el proceso de selección, las organizaciones deben definir objetivos claros y descripciones de puestos de trabajo . Esto implica evaluar los puestos y las categorías de trabajo mediante la realización de un examen exhaustivo conocido como análisis de puestos, que es un procedimiento integral para documentar y definir los roles y las tareas del puesto. [7] El análisis de puestos se considera ampliamente como un componente fundamental de una gestión de recursos humanos exitosa, y tiene una importancia particular en los procesos de dotación de personal, como el reclutamiento y la selección, donde ayuda a medir el grado de desempeño laboral. [8] Se centra en delinear los deberes, las obligaciones, la experiencia necesaria, las habilidades y otros atributos esenciales necesarios para desempeñar el puesto. [9]
Reclutamiento interno vs. externo
Las organizaciones se enfrentan a una decisión crítica sobre si reclutar interna o externamente. El reclutamiento interno implica cubrir una vacante con personal existente, lo que promueve la lealtad y potencialmente reduce los costos . [10] Sin embargo, puede limitar la innovación y dejar vacíos en la fuerza laboral. El reclutamiento externo, por otro lado, busca candidatos fuera de la organización, lo que aumenta las posibilidades de reclutar individuos experimentados y calificados. [10] Sin embargo, los reclutas externos pueden carecer de un conocimiento profundo de la cultura de la empresa y pueden surgir disputas internas.
Dependiendo del enfoque de contratación elegido, las organizaciones pueden emplear diversas estrategias de comunicación. En un sistema de contratación abierto, todos los empleados reciben una notificación sobre las vacantes y tienen la oportunidad de postularse. En un sistema de contratación cerrado, solo se informa a empleados específicos sobre la vacante. Un sistema de contratación híbrido combina elementos tanto de contratación abierta como cerrada. [11]
Búsqueda de candidatos
Una contratación eficaz depende de diversas estrategias de búsqueda. Las bolsas de trabajo como LinkedIn e Indeed sirven como centros centrales que llegan a una amplia audiencia. Las plataformas de redes sociales como Facebook y Twitter proporcionan acceso directo a los candidatos. Además, las páginas de empleo de las organizaciones ofrecen comodidad. [12] Es importante colaborar con agencias externas para ampliar el grupo de talentos.
La selección tiene una importancia significativa dentro del proceso de selección de personal, ya que una mala gestión puede hacer que la organización pierda candidatos potenciales. El objetivo principal del proceso de selección es evaluar si un candidato es apto para el empleo dentro de la organización o no. [13]
Evaluación de candidatos: este proceso comienza con la revisión de las solicitudes de empleo, los currículums y las cartas de presentación de los candidatos. Durante la revisión de los candidatos, la selección inicial también es un aspecto importante. Como parte de la evaluación de un candidato, se pueden realizar pruebas que incluyen pruebas de personalidad, capacidad e inteligencia.
Entrevistas: Las entrevistas son fundamentales para que los profesionales de RR.HH. evalúen a los candidatos. Las entrevistas conductuales se centran en las experiencias pasadas para predecir el desempeño futuro. [14] Las entrevistas técnicas evalúan las habilidades de los candidatos. Las entrevistas de panel involucran a varios entrevistadores, lo que brinda perspectivas diversas. Estos métodos ayudan a realizar una evaluación integral de los candidatos.
Evaluación contingente: según la organización, este es el último paso e incluye pruebas de detección de drogas y exámenes médicos. El paso final puede incluir pruebas de detección de drogas y exámenes médicos para garantizar que los candidatos cumplan con requisitos específicos de salud y seguridad. [15]
En la contratación de personal, principalmente en el sector público, los procesos de contratación y selección se distinguen por la gran importancia que reviste la transparencia, la rendición de cuentas y la alineación con los valores públicos. Estos procesos suelen estar sujetos a un intenso escrutinio público, lo que exige un compromiso con la transparencia en todas las etapas de búsqueda, evaluación y selección. [16] para garantizar que los candidatos sean evaluados únicamente en función de sus cualificaciones y competencias, mitigando así las conexiones personales o el favoritismo. A continuación se enumeran algunos de ellos:
Selección basada en méritos: este es un estándar importante para garantizar que los candidatos sean evaluados en función de sus calificaciones y competencias, en lugar de conexiones personales o favoritismo. [16]
Alineación con los valores organizacionales: Los candidatos en el sector público generalmente son evaluados por su alineación con los principios del servicio público, su compromiso con la transparencia y su capacidad para tomar decisiones en interés público.
Diversidad e inclusión: Los esfuerzos de reclutamiento en el sector público ponen un fuerte énfasis en la diversidad y la inclusión para asegurar que la fuerza laboral del gobierno refleje las diversas poblaciones a las que sirve. [16]
El empleo es el proceso de contratación de la persona seleccionada en el proceso de selección. La organización debe proponer primero una oferta de trabajo, que normalmente incluye la fecha de inicio, la duración del contrato, la remuneración, el salario inicial, los beneficios y las horas del puesto. A continuación, la organización se prepara para la llegada del nuevo empleado. Lo ideal es que la empresa se asegure de que el empleado tenga todas las herramientas necesarias para hacer su trabajo de manera eficaz, como credenciales de seguridad, llaves y cualquier otra tecnología. [17]
Después de la selección de un empleado, este recibe capacitación. Con los diversos cambios tecnológicos en la historia moderna, la necesidad de capacitar a los empleados aumenta para mantenerlos al día con los nuevos desarrollos. [18] La dotación de personal puede verse influenciada por la forma en que se capacita a los empleados y el tipo de capacitación que reciben.
La capacitación se clasifica generalmente en dos tipos: en el trabajo y fuera del trabajo. Algunos ejemplos de programas de capacitación incluyen: [19]
Un escenario en la Fuerza Laboral Federal de los EE. UU. sugirió que la perspectiva del Sistema de Trabajo de Alto Rendimiento (HPWS, por sus siglas en inglés) es un marco teórico que descubre las conexiones entre las prácticas de recursos humanos y los resultados organizacionales. Significativamente, HPWS se centra en la creencia de que la implementación de prácticas efectivas de RR.HH. dentro de una organización fabricará una fuerza laboral que comprometa a empleados efectivos y eficientes con las cualidades de capacitados, motivados y dedicados. Los HPWS se componen de prácticas de RR.HH. interrelacionadas (HPWP, por sus siglas en inglés) que se utilizan para cultivar los talentos y las habilidades de los empleados y, en última instancia, aplicar sus habilidades a su trabajo, lo que fomenta resultados organizacionales positivos como la motivación, la dedicación y la retención. [20] Las oportunidades de capacitación y desarrollo son una de esas HPWP que se explora más a fondo. La eficacia de un HPWS aumenta cuando se administran múltiples HPWP simultáneamente en paquetes. Algunas HPWP incluyen reclutamiento y selección eficientes, capacitación y desarrollo mejorados y compensación e incentivos competitivos.
El modelo de demanda y recursos laborales (JD-R) es un marco teórico que explica cómo las demandas y los recursos laborales pueden afectar el bienestar y el compromiso laboral de los empleados. En este modelo, la capacitación y el desarrollo se consideran un recurso laboral que puede amortiguar el impacto de las demandas laborales y aumentar las tasas de compromiso laboral. Si bien la capacitación y el desarrollo se contemplan como un recurso laboral en el modelo JD-R, relativamente pocos estudios examinan si el acceso a oportunidades de capacitación y desarrollo amortigua el impacto de las demandas laborales y aumenta las tasas de compromiso laboral, especialmente en una muestra de la fuerza laboral federal. [21] Los estudios han relacionado la capacitación con los resultados laborales y han visto sus efectos positivos en los empleados. Estos resultados incluyen cuatro tasas mayores de (i) eficacia positiva, (ii) satisfacción laboral, (iii) desempeño laboral y (iv) desempeño organizacional. Además, el acceso a la capacitación, como recurso laboral, se correlaciona positivamente con el compromiso laboral y se correlaciona negativamente con el agotamiento y la rotación.
Autoeficacia : se refiere a la creencia individualen su capacidad para realizar una tarea específica o alcanzar un objetivo específico. Es la pasión y la mentalidad que tiene un individuo para enfrentar todos los desafíos que se le presenten mientras se esfuerza por lograr los objetivos fijados. Las personas con una alta autoeficacia están más motivadas y comprometidas con la transferencia de las habilidades aprendidas a su lugar de trabajo. [22] En resumen, la autoeficacia es tener la creencia de "puedo hacerlo".
Instrumentalidad/utilidad : se refiere a la percepción que tiene un individuode la utilidad de las actividades de capacitación. La percepción podría basarse en cómo los empleados interpretan las diferentes sensaciones. Cuando los aprendices asignan valor a las actividades de capacitación, es más probable que se sientan motivados a aprender y aplicar las habilidades aprendidas en sus trabajos. [23] En resumen, la instrumentalidad es tener la creencia de "lo haré".
Por ejemplo, si un individuo tiene la pasión y la competencia para hacer el trabajo, lo disfrutará y será más significativo tener muchas ideas de mejora e innovación implementadas en el lugar de trabajo, lo que será un escenario muy diferente de aquellos que no están interesados, que solo se quedarán mirando el tiempo para irse a casa, más como si estuvieran ocupados sin hacer nada.
Por lo tanto, ambas creencias son predictores significativos de los comportamientos de implementación de la capacitación, ya que las personas con alta autoeficacia y altas creencias de instrumentalidad tienen más probabilidades de implementar la capacitación que recibieron en sus trabajos y transformar las habilidades en realidad en los lugares de trabajo. [24]
Flexibilidad percibida : se refiere al grado en que los empleados perciben su entorno de trabajo como flexible y modera la relación entre las creencias de autoeficacia y los comportamientos de implementación de la capacitación. [25]
Retroalimentación del desempeño : se refiere al grado en que los empleados reciben retroalimentación sobre su desempeño y modera la relación entre las creencias de instrumentalidad y los comportamientos de implementación de la capacitación. [25]
Apoyo del supervisor : se refiere al efecto directo sobre los comportamientos de implementación de la capacitación. [26]
Los empleados pueden dejar su trabajo por distintos motivos. Los empleadores deben escuchar las necesidades de sus empleados y hacer que se sientan valorados. Los empleadores deben crear una cultura laboral positiva y prácticas motivadoras en su organización para retener a los empleados.
Los métodos de retención tienen un impacto positivo en la tasa de rotación de personal de la organización. Los beneficios pueden incluir capacitación, una cultura positiva, oportunidades de crecimiento dentro de la organización, confianza en los líderes y menor estrés por exceso de trabajo. [29]
Las agencias de personal son cada vez más comunes debido a su facilidad de uso y bajo costo. Las empresas ahorran mucho dinero al utilizar una agencia de personal porque no tienen que gastar dinero extra en la contratación de empleados ni financiar ninguna de las evaluaciones a las que deben someterse los nuevos empleados. El uso de una agencia de personal elimina la necesidad de que las empresas publiquen anuncios extensos sobre los puestos para los que están contratando. Las agencias ahorran tiempo al evitar tener que dedicar una gran cantidad de tiempo a buscar solicitantes y contratar a nuevas personas. Las agencias de personal proporcionan una gran red de candidatos para puestos de trabajo, por lo que es fácil encontrar personas para cubrir los puestos. Tienen muchas herramientas y el conocimiento para encontrar a los solicitantes perfectos para los puestos que cada empresa necesita cubrir. Si una empresa tiene una necesidad inesperada de cubrir un puesto, una agencia de personal generalmente puede encontrar a alguien rápidamente. [30] [31] [32]
La tecnología de contratación es un término amplio que abarca los sistemas, procesos y software que utilizan los equipos de contratación modernos. Incluye bases de datos, sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) y bolsas de trabajo complejas basadas en la web. [33] La tecnología de contratación ha recorrido un largo camino desde las máquinas de fax y los teléfonos. En la última década, la tecnología moderna, incluidas las entrevistas de video en línea en vivo y asincrónicas, la inteligencia artificial, los chatbots y las redes sociales, ha influido en el campo de la contratación. [34] Ha evolucionado significativamente durante la última década y, hoy en día, ya no es una cuestión de uno u otro cuando se trata de estrategias de contratación. Las tecnologías de contratación se pueden utilizar al unísono para generar resultados aún mejores en muchos casos. Por ejemplo, los algoritmos de contratación pueden identificar candidatos que probablemente se adapten bien a un trabajo. [33] La tecnología se está utilizando para acelerar el proceso de contratación, reducir los costos de contratación, mejorar la experiencia del candidato durante los procesos de contratación, facilitar la evaluación y selección de candidatos. La tecnología de dotación de personal también se puede utilizar para socializar a los nuevos empleados, realizar un seguimiento de las habilidades de los empleados y su preparación para la promoción, junto con la mejora de la retención y la creación de mejores relaciones con futuros solicitantes de alto potencial (. [34] Las tecnologías de dotación de personal han hecho que el proceso de búsqueda de empleo sea más eficiente para las empresas y transparente tanto para los solicitantes de empleo como para los empleadores.
Principales tendencias en tecnologías de dotación de personal:
Sistema de seguimiento de solicitantes (ATS)
Un sistema de seguimiento de candidatos permite a las empresas recopilar datos, clasificar a los candidatos según su experiencia y nivel de habilidades y seleccionarlos. El ATS es eficiente en términos de tiempo para las organizaciones, ya que los reclutadores dedican menos tiempo a eliminar a las personas menos adecuadas que se han postulado para ciertos puestos debido a que muchos puestos vacantes pueden recibir cientos o incluso más solicitantes que no están calificados. [33] Filtra y clasifica los CV utilizando tecnologías de vanguardia como inteligencia artificial y procesamiento de lenguaje natural que comparan y analizan datos utilizando otros algoritmos.
Beneficios de utilizar ATS en procesos de Staffing
Gestión de la contratación de candidatos (CRM)
El CRM para la contratación ayuda a las empresas a encontrar a los mejores candidatos para cada puesto y a cubrir puestos mediante la automatización de las comunicaciones, la creación de una base de datos de candidatos organizada y accesible. La base de datos incluye información en tiempo real y ofrece múltiples vistas para mostrar los datos de diversas formas. [35] El software CRM más potente incluye varias funciones beneficiosas que simplifican el desarrollo de los perfiles de los candidatos y de los grupos de talentos, reducen el tiempo de contratación y aumentan la productividad del equipo de contratación.
El CRM promueve la participación y mejora la experiencia de los candidatos al agilizar la comunicación con ellos y mantener y mejorar las relaciones mediante marketing por correo electrónico automatizado, funciones de reclutamiento, un portal de sugerencias de empleo y otros medios. [35] [33] Algunas de las características del CRM incluyen:
Beneficios de utilizar CRM en procesos de Staffing
Los beneficios generales de las tecnologías de dotación de personal incluyen: