Un sistema de recuperación de costos y gastos ( ECRS ) es un subconjunto especializado de "extracción, transformación, carga" (ETL) que funciona como un conjunto poderoso y flexible de aplicaciones, que incluye programas, scripts y bases de datos diseñados para mejorar el flujo de efectivo de las empresas y organizaciones al automatizar el movimiento de datos entre los sistemas de recuperación de costos, la facturación electrónica de los proveedores y los sistemas de contabilidad .
El ECRS es un área de ETL que se aplica principalmente a empresas de consultoría, agencias de contabilidad y bufetes de abogados, empresas que facturan a sus clientes el tiempo y los costos. Como tal, los términos "desembolso", "gasto", "costo" y "cargo" pueden ser sinónimos y pueden ser específicos de la industria. A veces, los términos se refieren al estado de una transacción tal como se extrae de los datos del proveedor, se transforma en el ECRS y luego se carga en el sistema de contabilidad. El término "transacción", en un ECRS, generalmente se refiere a un registro único de un intercambio comercial único que genera una deuda por parte de una empresa con un proveedor. Se supone que la empresa pasará esas deudas individualizadas como cargos por partidas individuales o resumidos a sus propios clientes.
Un ECRS reduce la cantidad de esfuerzo manual y administrativo necesario para intercambiar datos entre los proveedores y las facturas de los clientes. Un ECRS también minimiza los retrasos entre la captura de transacciones de costos y la facturación electrónica de diversos gastos, así como el procesamiento automático en bases de datos contables.
Una vez que los costos se agregan a las tablas de contabilidad o facturación, las transacciones detalladas de un ECRS se pueden "acumular" en totales de nivel superior para su traslado a facturas, estados de cuenta y recibos. Sin embargo, las transacciones detalladas pueden permanecer en tablas o archivos provisionales del ECRS para informes posteriores. Conservar las transacciones detalladas minimiza la cantidad de transacciones que deben cargarse en el sistema de contabilidad, pero aún permite el acceso a los detalles para fines de auditoría o para justificar ciertos tipos de gastos a clientes o destinatarios de facturas.
Un ECRS generalmente incluye una base de datos, un conjunto de tablas o archivos planos para retener transacciones detalladas recibidas de los sistemas de recuperación de costos que controlan dispositivos como fotocopiadoras, conmutadores telefónicos, sistemas de fax y facturación electrónica de servicios como servicios de mensajería , servicios postales , tarjetas de crédito , investigación legal , etc.
Un ECRS normalmente recibe y retiene todas las transacciones del sistema de origen o de las facturas electrónicas . Esto incluye las transacciones válidas en las que todos los datos son correctos y las transacciones no válidas en las que faltan elementos o no son válidos. (Nota: un ECRS puede aceptar transacciones en su base de datos que tengan todos los campos válidos o una cantidad mínima de elementos de datos válidos). Las partes interactivas de algunos paquetes de ECRS permiten revisar, actualizar y corregir costos individuales.
Las transacciones con datos no válidos en algunas columnas se retienen para su posterior corrección, se transforman en función de las "reglas de negocio" o se rechazan, según lo dicte la política de la industria y de cada empresa. Solo las transacciones consideradas válidas pueden trasladarse para ser cargadas en la aplicación de contabilidad de una empresa . El ECRS puede incluir una función en línea para revisar y corregir fácilmente las transacciones de costos detalladas antes de pasarlas. Revisar y corregir las transacciones que ya están en el sistema es mucho más fácil y rápido que el método tradicional utilizado por las prácticas que no son ECRS, como imprimir los rechazos y luego ingresarlos manualmente directamente en la aplicación de facturación.
Los procesos que no utilizan ECRS normalmente importan solo transacciones válidas y generan una lista de excepciones de las transacciones no válidas. Luego, la lista de excepciones se imprime y se distribuye a los usuarios, quienes corrigen los elementos de datos no válidos anotando el informe. Cuando se completan los informes anotados y se devuelven al departamento de facturación o contabilidad, se debe ingresar manualmente toda la transacción en el sistema de facturación. El uso de un ECRS elimina este procedimiento costoso y que requiere mucho tiempo.
Las transacciones recibidas en un sistema de registro electrónico de transacciones se identifican con información sobre la fuente utilizada para crear el costo (es decir, teléfono, fotocopiadora, servicio de entrega, reproducción externa, etc.) y el empleado que creó la transacción. Una función de corrección en línea puede permitir a los usuarios visualizar las transacciones de las que son responsables y corregir fácilmente las transacciones no válidas (por ejemplo, fechas no válidas, hora del día, etc.) para que puedan procesarse en la facturación. A veces, existen funciones de seguridad para controlar el acceso del usuario solo a aquellas transacciones de las que es responsable directo o indirecto de corregir (por ejemplo, una secretaria responsable de un departamento, un supervisor que gestiona a los representantes de ventas, etc.).
En una instalación típica que incorpora sistemas de recuperación de costos y facturación electrónica , hay un servidor dedicado para soportar el sistema de facturación (Host); una red de área local (LAN) para soportar aplicaciones de usuario tales como procesamiento de textos, gráficos, administración de documentos, hojas de cálculo; y dispositivos de recuperación de costos utilizados para ingresar datos tales como ID de empleados, nombres de clientes, números de cuenta, etc. El servidor de contabilidad y los sistemas de recuperación de costos generalmente están conectados a la LAN, y los datos deben transferirse de manera regular entre cada uno de los servidores de contabilidad y los sistemas de recuperación de costos.
Un ECRS puede proporcionar la capacidad de programar tareas tanto en el servidor del sistema de contabilidad como en la LAN. Las tareas individuales se pueden ejecutar a intervalos de tiempo por separado o agruparse en listas de tareas y ejecutarse juntas. Las tareas programadas pueden incluir procesos en el servidor de contabilidad para extraer información de validación, transferir información de validación a la LAN, actualizar las tablas de validación de un proveedor en el sistema de recuperación de costos (como identificaciones de empleados, códigos de contabilidad y tipos de costos), transferir transacciones de costos desde la LAN al servidor de contabilidad y procesar transacciones de costos en el sistema de facturación. Los procesos de transacción se pueden automatizar para minimizar los gastos administrativos y reducir los retrasos en la actualización de transacciones en el sistema de facturación.
Un ECRS avanzado incluye una serie de características que permiten a una empresa controlar cómo se configuran los usuarios en el sistema.
Identificadores de usuario múltiples : los empleados pueden registrarse en un ECRS para que puedan tener una cantidad ilimitada de identificadores que se utilizan con sistemas de terceros para asociarlos con transacciones o tipos de transacciones. Los identificadores pueden incluir extensiones telefónicas, identificaciones de fotocopias, números de teléfono celular, códigos de tarjetas telefónicas, códigos de cuentas de servicio, identificaciones de inicio de sesión y números de tarjetas de crédito.
Cuentas predeterminadas de usuario : se deben establecer cuentas personales para cada empleado. Estas cuentas recibirán transacciones no válidas (es decir, elementos de datos incorrectos o faltantes) que no se corrijan y carguen dentro de un período de gracia definido por la empresa. Además, las identificaciones de los empleados a veces se asignan a un número de cuenta del libro mayor.
Estado de activación del usuario : las aplicaciones ECRS de nivel superior o superior conservarán los registros de los empleados para siempre y respetarán las fechas de contratación y despido. Esto permite que una empresa habilite o deshabilite a los usuarios en función de estas fechas, lo que resulta especialmente útil para los empleados temporales y recurrentes (reemplazos de verano, ayuda temporal, etc.).
Acceso de seguridad de los usuarios : los derechos de acceso (visualización o edición) pueden establecerse por usuario y tipo de costo. Esto permite a una empresa controlar quién puede tener acceso a las transacciones de los usuarios. Por ejemplo, un asistente legal puede corregir solo sus transacciones, mientras que una secretaria puede tener permiso para corregir transacciones de más de un abogado. Un supervisor de ventas puede ver todas las llamadas telefónicas que hacen sus representantes, pero solo puede deducir los costos de reproducción (copia, impresión, escaneo) de esos mismos subordinados.
Los empleadores pueden establecer tarifas o costos variables para sus empleados. Los criterios para estas tarifas suelen basarse en el conteo (páginas, copias, duración, etc.) y se aplican antes de que se carguen los cargos en el sistema de facturación. Las tarifas se pueden establecer por tipo de costo o pueden permitir múltiples tarifas basadas en volúmenes de conteo dentro de una sola transacción. Por ejemplo, una empresa puede cobrar a sus clientes $0,20 por cada página copiada para las primeras 10 copias y luego $0,15 por copia para cada copia adicional.
Criterios de números de teléfono : una empresa puede establecer varios niveles de aceptación y rechazo de números de teléfono que se encuentran en llamadas de larga distancia, locales y de fax. Esta función, junto con la capacidad de asociar descripciones para estos números mediante tablas geográficas telefónicas creadas por uno mismo o compradas, brinda la capacidad de identificar llamadas por el número completo, el código de área y el prefijo, o solo el código de área, lo que facilita la identificación de la ubicación a la que se llama. El mejor ECRS permitirá la entrada personalizada de nombres de empresas en los niveles de central (XXX-XXX) y número (XXX-XXX-XXXX).
Cuentas predeterminadas de números : si un número de teléfono o un rango de números de teléfono a menudo se pueden relacionar con una cuenta específica entre los clientes de una empresa, algunos programas ECRS pueden identificar automáticamente esa cuenta con la llamada que luego se cobrará durante el procesamiento de las transacciones de llamadas en el sistema de facturación.
Niveles de validación de cuentas : la empresa puede establecer diferentes criterios para exportar datos de validación, importar transacciones de costos y modificar o corregir números de cuentas de clientes. Permitir diferentes criterios en diferentes puntos del procesamiento e intercambio de datos proporciona un mayor grado de flexibilidad. Por ejemplo, las cuentas nuevas o pendientes pueden extraerse del sistema de facturación y enviarse a sistemas externos de recuperación de costos para que los costos incurridos para esas cuentas puedan identificarse previamente. Sin embargo, las transacciones de costos para las cuentas nuevas o pendientes pueden no poder cargarse en las cuentas por cobrar hasta que se agreguen formalmente a la base de datos contable (es decir, después de que se firme un contrato).
Criterios de contabilización de cuentas : una empresa puede configurar clientes específicos o grupos de cuentas para que se procesen en el sistema de facturación en lotes separados. Las cuentas se pueden seleccionar por cliente, por ubicación, por representante de ventas o por tipo de transacción (es decir, teléfono, fax, etc.).
El traslado de datos entre el servidor de aplicaciones y la red de área local (LAN) se simplifica con un ECRS mediante el soporte de una amplia variedad de métodos de transferencia de archivos, incluidas las comunicaciones en serie, módem, disquete o cinta para dispositivos no conectados directamente a la LAN o para procesar facturas electrónicas de proveedores.
Para los dispositivos conectados directamente a la LAN o disponibles a través de Internet, existen otros métodos de transferencia, incluidos el Protocolo de transferencia de archivos (FTP) y el Sistema de archivos de red (NFS) , que son programas que permiten que la LAN reconozca las unidades de disco en el servidor de aplicaciones como si estuvieran montadas en el servidor de la LAN . Esto permite la copia directa de archivos de un sistema a otro.
Creación de tablas de validación : se pueden establecer reglas para crear tablas de validación que coincidan con cada uno de los requisitos de sus respectivos proveedores externos (es decir, fotocopias, fax, gastos de envío, etc.). Estas reglas controlan los elementos de datos extraídos y los criterios de extracción, incluidos todos los clientes, las ubicaciones de los clientes, las identificaciones de los empleados, las extensiones telefónicas, las oficinas corporativas, etc. Las tablas de validación se pueden generar en cualquier momento a pedido o se pueden crear utilizando tareas programadas o listas de tareas.
Comprobación de la validación de transacciones : se pueden establecer varias opciones para supervisar el movimiento de datos de los sistemas de recuperación de costes y las facturas electrónicas . Las transacciones de usuarios, cuentas o equipos no identificados (es decir, los que no están definidos en el ECRS) normalmente se retendrán para volver a probarlas, en lugar de almacenarse automáticamente en las tablas del ECRS. La notificación de estas transacciones se puede enviar por correo electrónico o visualización en pantalla a los usuarios que tienen la responsabilidad de gestionarlas. El razonamiento que subyace a estos procedimientos es que los proveedores (incluso los proveedores nacionales más importantes) pueden incluir transacciones que no pertenecen realmente a una determinada empresa o pueden enviar un archivo completo o una factura electrónica a la empresa equivocada. Este tipo de validación previa evitará la purga de las tablas del ECRS y, posiblemente, la limpieza en el sistema de cuentas por cobrar o facturación.
Las transacciones con códigos de cuenta de empresa no válidos o que faltan se escriben normalmente en una base de datos del ECRS y se notifica a los usuarios correspondientes que es necesario corregirlas. Estas transacciones no se cargan en la contabilidad hasta que se corrigen o modifican. Por último, los formatos no válidos y los datos específicos pueden excluirse de las cargas en el sistema de facturación, y los datos recibidos en formatos inaceptables pueden preprocesarse o filtrarse para crear archivos aceptables para pasar por el ECRS.
Dependiendo de las opciones seleccionadas para procesar transacciones, un ECRS puede utilizarse como una potente aplicación para centralizar el registro y la generación de informes de todos los costes. Elimina la necesidad de acceder a diferentes sistemas y aplicaciones para obtener información de informes de costes por usuario, oficina, cliente o cuenta. Dado que las transacciones de costes detalladas se almacenan y conservan en el ECRS, los informes a nivel de detalle y resumen siempre estarán disponibles. Los informes se pueden generar por usuario, por cuenta, por cliente o incluso por tipo de transacción de costes. Las opciones también pueden incluir la capacidad de seleccionar los estados de las transacciones (cargado o no), así como de seleccionar uno o más tipos de transacciones, como fotocopia, fax, franqueo, etc. Las listas detalladas de esta naturaleza son especialmente útiles cuando una empresa debe presentar justificaciones de costes a clientes.
Las empresas necesitan que se envíen notificaciones en función de determinados niveles de transacciones entrantes mediante reglas ETL para la recuperación de costos. El objetivo principal es notificar a los empleados cuando se alcanzan, se superan o se aproximan determinados límites mínimos o máximos.
Las siguientes condiciones deben establecerse en el ECRS para establecer los niveles de notificación:
La cantidad es el número real de transacciones o la contraprestación física. El valor es el monto en dólares o la contraprestación financiera. Para los proveedores que proporcionan cantidades (o recuentos), como fotocopias o páginas de fax, primero se debe calcular la tarifa plana y luego aplicarla al valor. La fuente es la contraprestación geográfica. Puede ser todo el proveedor (por defecto), una oficina o un dispositivo. El período es la contraprestación cronológica. Puede ser mensual (por defecto), semanal o diaria. También debe haber dos niveles para cada condición:
... para que se puedan establecer acciones como el registro de advertencias y el correo electrónico para excepciones.
Además de establecer niveles para las condiciones, se debe permitir un promedio, de modo que cuantos más datos se ejecuten en el sistema, más preciso será el promedio. Una vez que se establecen los promedios, además de las condiciones (o quizás como alternativa a las condiciones), se debe establecer un porcentaje o una variación como rango permitido o notificable.
A continuación se muestra un ejemplo de gráfico, cuadrícula o tabla que se ha configurado para mostrar lo que los administradores de recuperación de costos deben mantener para las notificaciones pertinentes.
AT&T, "Copitrak"/Control Systems, Equitrac, "Fedex"/Federal Express, "UPS"/United Parcel Service y Verizon son propietarios de sus respectivas marcas comerciales registradas.
Proveedor – Tipo de dispositivo del proveedor
Ejemplo :
Fotocopia Equitrac –
Generar un mensaje de advertencia si…
Cada proveedor requerirá al menos niveles mínimos y máximos en la fuente Proveedor ("V"). Cualquier proveedor puede desglosarse a su vez en Oficina ("O") y Dispositivo ("D") suponiendo que el proveedor tiene varios "dispositivos" dentro de una oficina.
La varianza sería una opción y, posiblemente, un valor distinto de cero en las columnas "Var" anularía los valores de Mín./Máx. Además, un cero ("0") en cualquier columna Máx. desactivaría automáticamente esa verificación.
El promedio se determinaría y ajustaría en función de un mayor flujo de datos a través del sistema durante períodos de tiempo más prolongados, probablemente hasta un máximo de un año.
Si se utiliza una frecuencia "Diaria", se debe crear una cuadrícula o tabla para lunes a viernes y sábados y domingos/feriados.
Un ECRS permite a una empresa utilizar una solución integral para gestionar la recuperación de costos. La combinación de un sistema de recuperación de costos y gastos totalmente funcional reduce drásticamente los gastos administrativos y mejora la eficiencia de la recuperación de costos y gastos de la empresa. Con un ECRS, una empresa cuenta con un único punto de apoyo para pequeñas y grandes empresas con un conjunto diverso de dispositivos de seguimiento de costos y gastos.
En la actualidad, existen muchas plantillas y formatos de registro utilizados por distintos proveedores y sistemas de proveedores, y se desarrollan constantemente más. Si bien existe un conjunto de "estándares" para el intercambio electrónico de datos (EDI) , la flexibilidad dentro de esos estándares permite una personalización que prácticamente todas las industrias y todos los proveedores modifican. Es muy parecido al lenguaje de marcado de hipertexto (HTML) para diseñar páginas web: el marco está establecido, pero cada navegador/proveedor tiene sus propias extensiones, reglas e implementaciones.
En el sector jurídico, se ha intentado cierta estandarización con el Estándar de intercambio electrónico de datos legales (LEDES) . En otros sectores, se utiliza el lenguaje de marcado extensible (XML), ya que cada vez más aplicaciones ECRS y ETL utilizan interfaces web .
La siguiente es una lista de proveedores populares y tipos de costos con información de transacciones proporcionada por el proveedor o por empresas intermediarias:
ASP, AT&T, ASTRA, Balmar, Big Apple, Cable & Wireless, Carpe Diem, Control Systems, Danyl, Dial Car, Docs Open, DTE, Eastern Connection, Equitrac, Expense Report Systems, Falcon Courier, Federal Express, File Maker, iManage, Infortext, Legal Fax, Lexis, MCI, Metro Legal Services, Microsoft, On-Line Lookup, On Time Delivery, PC Docs, Pitney Bowes, Pollcat, Postage, Records Management System, RedTop, Remote Time Entry, RightFax, Soft Solutions, Trac Systems, United Parcel Service, Verizon, Washington Express y Westlaw son propietarios de sus respectivas marcas comerciales registradas.
Se trata de proveedores con paquetes de sistemas de tiempo y facturación que tienen interfaces ECRS o facilidades para enviar/recibir ECRS y EDI:
Aderant, Barrister, CMS & CMS Open, Elite, Juris, Keystone, Lexis-Nexis, ProLaw, Solution 6 y Thomson Reuters, todos poseen sus respectivas marcas registradas.
Estos son proveedores con aplicaciones ECRS, productos ECRS y consultores ECRS de terceros:
Argos, BillBack, Control Systems, CostWare, Equitrac, ERS, Harvester, MiniSoft, Norman Wise & Co, nQueue, UDI, Wehrheim y WSI son propietarios de sus respectivas marcas comerciales registradas.