Una sala de datos virtual (a veces llamada VDR o Deal Room ) es un repositorio de información en línea que se utiliza para almacenar y distribuir documentos. En muchos casos, una sala de datos virtual se utiliza para facilitar el proceso de diligencia debida durante una transacción de fusiones y adquisiciones , sindicación de préstamos o transacciones de capital privado y de capital de riesgo . Este proceso de diligencia debida ha utilizado tradicionalmente una sala de datos física para lograr la divulgación de documentos. Por razones de costo, eficiencia y seguridad, las salas de datos virtuales han reemplazado ampliamente a las salas de datos físicas más tradicionales. [1] [2]
Una sala de datos virtual es una extranet a la que los licitantes y sus asesores tienen acceso a través de Internet. Una extranet es, en esencia, un sitio web con acceso limitado y controlado, que utiliza un inicio de sesión seguro proporcionado por el proveedor, que puede desactivarse en cualquier momento si un licitante se retira. Gran parte de la información divulgada es confidencial y se aplican restricciones a la capacidad del espectador para divulgarla a terceros (mediante el reenvío, la copia o la impresión). Esto se puede aplicar de manera eficaz para proteger los datos mediante la gestión de derechos digitales . [3]
La sala de datos virtual proporciona acceso a documentos seguros a usuarios autorizados a través de un sitio web dedicado o mediante aplicaciones de agente seguro.
En el proceso de fusiones y adquisiciones, la sala de datos se configura como parte del repositorio central de datos relacionados con las empresas o divisiones que se adquieren o venden. La sala de datos permite a las partes interesadas ver información relacionada con la empresa en un entorno controlado donde se puede preservar la confidencialidad. Tradicionalmente, esto se lograba estableciendo una sala de datos física supervisada en instalaciones seguras con acceso controlado. En la mayoría de los casos, con una sala de datos física, solo un equipo de licitadores puede acceder a la sala a la vez. Una sala de datos virtual está diseñada para tener las mismas ventajas que una sala de datos convencional (control de acceso, visualización, copia e impresión, etc.) con menos desventajas. Debido a su mayor eficiencia, muchas empresas e industrias han pasado a utilizar salas de datos virtuales en lugar de salas de datos físicas. En 2006, un portavoz de una empresa que establece salas de negociación virtuales afirmó que el proceso redujo el proceso de licitación en unos treinta días en comparación con las salas de datos físicas. [4]
Cualquier empresa que trabaje con datos privados puede aplicar los VDR cuando se requiere un procesamiento seguro de las transacciones. Esto incluye a las instituciones financieras que necesitan negociar información confidencial de los clientes sin involucrar a terceros. Los VDR se han utilizado tradicionalmente para las IPO y la gestión de activos inmobiliarios. [ cita requerida ] Las empresas de tecnología pueden utilizarlos para intercambiar y revisar el código o los datos confidenciales necesarios para las operaciones. Lo mismo ocurre con los clientes, que confían su valioso código solo a las personas más calificadas de la organización. El código no es algo que se pueda imprimir y llevar en una carpeta. Reside en una computadora y debe usarse en conjunto.
El VDR puede encontrar aplicación en cualquier negocio que gestione datos en forma de documentos, especialmente en despachos de abogados, asesores financieros o en el sector B2B. Estos últimos trabajan con documentos que siempre deben manejarse y controlarse de forma confidencial, y es difícil almacenarlos de forma segura cuando están en un servidor al que pueden acceder otras personas. Además, en el B2B, es importante cerrar el trato lo más rápido posible: el ciclo medio de venta es de uno a tres meses. [ cita requerida ] El VDR se puede comparar con un archivador cerrado con llave donde se guardan todas esas carpetas y documentos. [ cita requerida ] Automatiza las matemáticas de los precios para evitar fugas de ingresos e integra inicialmente el CRM para garantizar una sincronización precisa de todos los datos de las cuentas, lo que es importante para el B2B en particular y las ventas en general. [ cita requerida ]
Si bien las salas de datos virtuales ofrecen muchas ventajas, no son adecuadas para todas las industrias. Por ejemplo, algunos gobiernos pueden decidir seguir utilizando salas de datos físicas para compartir información altamente confidencial. El daño de los posibles ciberataques y las violaciones de datos supera los beneficios que ofrecen las salas de datos virtuales. En tales casos, no se considera el uso de VDR. [5] Las violaciones de datos han afectado particularmente al sistema de salud de EE. UU. desde marzo de 2021 hasta marzo de 2022; según IBM Security, el costo de la violación fue un récord de $ 10,1 millones. [6]