La planificación del espacio de oficina es el proceso de organizar la distribución del lugar de trabajo , el mobiliario y las funciones de la oficina para trabajar de forma eficaz en conjunto, mientras se utiliza el espacio de forma eficiente. Los planos de planta deben tener en cuenta la función del grupo de trabajo, los códigos y reglamentos de construcción, la iluminación, los requisitos de trabajo en equipo, la intercomunicación y el almacenamiento, así como la zonificación de las estaciones de trabajo de los empleados, las necesidades de espacio para tareas, las salas de apoyo y las áreas de recepción para aprovechar al máximo el espacio disponible. [1] Optimizar los espacios de oficina con una planificación eficaz del espacio puede ayudar a la circulación, la productividad y mejorar el bienestar en el lugar de trabajo , así como la salud y la seguridad de los ocupantes. [2]
En muchas organizaciones, la distribución de las oficinas está sujeta a cambios frecuentes. Este proceso se conoce como tasa de rotación, [3] que se expresa como el porcentaje del personal que se traslada durante un año.
Los requisitos legales relacionados con la distribución de las oficinas varían en los distintos países, pero algunos ejemplos pueden incluir: la cantidad mínima de espacio que debe proporcionarse por miembro del personal; disposiciones de seguridad contra incendios; [4] [5] niveles de iluminación; señalización; [6] ventilación; control de temperatura y disposiciones de bienestar. [7]
La planificación del espacio de oficina se refiere a la optimización del diseño de la estructura del edificio para satisfacer las necesidades de la organización, teniendo en cuenta los planes comerciales de la organización. [8]
A veces se requiere investigación para planificar estratégicamente los diseños de las oficinas, a menudo mediante la identificación de los factores que potencialmente afectan a los ocupantes del espacio, recopilando y analizando datos sobre cómo se utiliza el espacio, los estándares actuales de construcción en muebles o muebles ergonómicos, la demanda futura de espacio o el crecimiento entre unidades de negocios. [9]
El objetivo es canalizar recursos para proporcionar el entorno laboral adecuado para llevar a cabo las actividades empresariales principales de forma rentable y rentable, ya que implica determinar los requisitos del usuario y de la empresa, diseñar el lugar de trabajo para satisfacer estos requisitos y mantener la provisión de estos requisitos durante el ciclo de vida del lugar de trabajo (Muir, 2003) [10] .
Por ejemplo, los centros de atención telefónica requieren que se realicen sus operaciones "en pantalla" y requieren pequeñas áreas de escritorio por miembro del personal, un almacenamiento mínimo de documentos y pueden tener requisitos limitados para instalaciones de fotocopiado e impresión. Por el contrario, las empresas que manejan documentación en papel requerirán escritorios más grandes para su personal, espacio para registros, instalaciones de archivo, fotocopiado e instalaciones de impresión a mano. Algunas empresas requieren una planificación del espacio para analizarlo con flexibilidad debido a que albergan necesidades comerciales específicas, como espacios de laboratorio, diseño e investigación. Algunos planificadores de espacios de instalaciones también deben planificar soluciones de almacenamiento dentro de un entorno corporativo para organizaciones con un uso intensivo de productos.
Las organizaciones suelen tener una política sobre los estándares mínimos de alojamiento para cada categoría de personal. El personal administrativo puede trabajar en oficinas de planta abierta, mientras que los gerentes pueden tener oficinas individuales, cuyo tamaño se determina en función de la antigüedad. En las oficinas de planta abierta, a veces se utilizan mamparas entre los escritorios para reducir el ruido y brindar un elemento de privacidad.
Existen requisitos de seguridad de vida exigidos por la legislación, que incluyen reglas para planes de evacuación en caso de incendio, ubicación de extintores, sistemas de rociadores, salidas desbloqueadas, ancho de paso adecuado, sistemas de alarma contra incendios en edificios, mobiliario no combustible y resistente al fuego y vías de salida sin obstrucciones (Rondeau et al 1995) [11] .
La ergonomía es un criterio que tienen en cuenta los planificadores de espacios para lograr la máxima eficiencia de los recursos y mayores tasas de productividad. La ergonomía se ocupa de los datos y técnicas biológicas y de ingeniería para desarrollar soluciones para la interfaz entre el trabajador y el lugar de trabajo. La ergonomía se define por (Cotts, 1999) y Rondeau et al (1995) [12] como un diseño que se adapta específicamente a las dimensiones humanas y responde a los requisitos funcionales. Las soluciones incluyen equipos, muebles y accesorios ajustables.
El desarrollo y la implementación de estándares de espacio es una de las responsabilidades clave de cualquier departamento de gestión de espacios en cualquier organización. (Owen, 1993) [13] El estándar de espacio regula la cantidad de metros asignados a cada miembro del personal de la organización. Considera la cantidad de espacio para la configuración del espacio de trabajo, el almacenamiento local y el acceso.
Las disposiciones para discapacitados son otras normas de adaptación importantes. Las organizaciones deben cumplir con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades. Esta reglamentación exige que todas las áreas disponibles para el público sean accesibles y utilizables por personas con discapacidades. (Owen, 1993) [14] El espacio en el edificio se vería afectado debido a la provisión de requisitos para discapacitados, incluidos espacios de estacionamiento, entradas al edificio, baños, estaciones de trabajo y ascensores (Rondeau et al, 1995) [15]
La agrupación del personal en equipos suele ser la mejor opción para la intercomunicación y/o supervisión y es un factor clave en el diseño de la distribución de la oficina. Sin embargo, cuando el espacio es limitado, puede resultar difícil dar cabida a un grupo de trabajo en una zona determinada y la solución suele consistir en liberar espacio trasladando a otros empleados. Este tipo de traslados pueden ser complejos y disruptivos, ya que suele implicar una cadena de acontecimientos. La planificación del espacio podría incluir la consideración de la migración entre edificios y diferentes barrios. Es fundamental para la empresa tomar medidas en caso de posibles interrupciones del trabajo. Los planificadores del espacio deben tener en cuenta el posible crecimiento dentro de las unidades de negocio, así como las directrices y normativas para la construcción.
La planificación espacial en las organizaciones corporativas debe planificarse de acuerdo con los requisitos de zonificación del lugar donde se utilizará el edificio. (Molnar 1983) Los planificadores espaciales deben tener un conjunto completo de información sobre el edificio para tener éxito. Las limitaciones físicas pueden afectar la planificación exitosa del espacio de trabajo. (Altura del edificio, espaciamiento de columnas, acabados de pisos, tipo de construcción de paredes, capacidades de ascensores, tipos de accesorios, niveles de iluminación. (Molnar 1983) La zonificación es un término utilizado en la planificación urbana y regional para regular la práctica del uso del suelo y el tipo de actividades que se llevan a cabo en los sitios según las zonas mapeadas. Regula el uso del edificio y la densidad permitida, la ubicación del edificio en el lote, la cobertura del lote, el estacionamiento y aspectos similares. [16]
Los factores financieros pueden afectar la implementación exitosa de la planificación del espacio. El presupuesto asignado para la programación del espacio de trabajo de la oficina, el costo del espacio utilizable, un presupuesto permitido que no se debe exceder para un proyecto, el costo incurrido después de la mudanza (por ejemplo, el costo debido a cambios en la ubicación de las particiones, modificación de la iluminación/disposición, reparaciones, tinte de ventanas, etc.) El costo de proporcionar una estación de trabajo para cada empleado. (Bogers 2008) [17]
La planificación del espacio es una disciplina que se ocupa de trasladar las necesidades de espacio de una organización a las superficies del edificio y de producir un entorno de trabajo adecuado para que la organización obtenga un rendimiento de su inversión. La gestión del espacio, por otra parte, se ocupa de la prestación de servicios espaciales y de la gestión del plan espacial completo. En la práctica, en muchas organizaciones, es posible que se proporcionen espacios de oficina sin tener en cuenta la configuración del entorno de trabajo, las metodologías de planificación del espacio, la tecnología y las formas innovadoras y creativas de operar en el lugar de trabajo.
Los diseños de oficinas modernas se planifican frecuentemente utilizando software de dibujo asistido por computadora (CAD). [18]
Cada escritorio de una oficina puede requerir un teléfono y una computadora. [19] En oficinas grandes, los cables de alimentación y datos pueden pasar por debajo de un piso elevado o por encima de un cielorraso suspendido hasta el escritorio. Otra alternativa en oficinas más pequeñas es utilizar canaletas de conexión a la pared. Otras alternativas son utilizar postes de electricidad en el techo que pueden ayudar a planificar el espacio de los escritorios lejos de las paredes perimetrales.
Las oficinas abiertas suelen dividirse en oficinas más pequeñas para gerentes, salas de reuniones, etc. Cuando esto sucede, el diseñador debe tener en cuenta varios factores [20], entre ellos:
El personal de oficina necesita tener acceso a servicios básicos de bienestar, como baños y agua potable. También se puede considerar la posibilidad de contar con máquinas expendedoras, servicio de catering o un lugar donde el personal pueda prepararse una bebida y tomarse un descanso de su escritorio.