La imagen de documentos es una categoría de tecnología de la información para sistemas capaces de replicar documentos comúnmente utilizados en los negocios. Los sistemas de imágenes de documentos pueden adoptar muchas formas, incluidos microfilmes , impresoras bajo demanda, máquinas de fax , fotocopiadoras , impresoras multifunción , escáneres de documentos , microfilmes de salida por computadora (COM) y escritores de archivos. Document Imaging significa la conversión de archivos en papel (de cualquier tamaño o descripción) o microfilmes/fichas a imágenes digitales.
El Reino Unido ha estado trabajando lentamente durante la última década para realizar la transición a procesos digitales. En 2013, el gobierno lanzó un portal de reclamaciones en línea para ayudar a realizar un seguimiento y gestionar las reclamaciones de manera eficiente y rápida. Creado para atender reclamaciones de hasta £25 000, el portal se aplica a organizaciones que reciben reclamaciones de responsabilidad del empleador y responsabilidad pública. El 31 de mayo de 2021 se lanzó un nuevo sistema independiente denominado Reclamación oficial por lesiones. Este servicio se ocupa de accidentes automovilísticos y gestiona reclamaciones por lesiones personales de hasta £5.000. Las audiencias virtuales realizadas por teléfono y vídeo se están convirtiendo en una práctica cada vez más común, lo que resulta extremadamente útil en casos judiciales delicados. En los últimos años, en parte impulsados por el RGPD, muchos despachos de abogados se han visto obligados a repensar la forma en que gestionan los datos. Los expedientes en papel y los procesos manuales todavía prevalecían en el sector legal antes de Covid. Sin embargo, la crisis actual ha cambiado por completo la forma en que trabajan los despachos de abogados; han tenido que adoptar rápidamente nuevas formas de trabajar. Ha presentado una ventana de oportunidad para que las firmas de abogados privadas revisen las estructuras de las empresas e identifiquen ineficiencias que han existido durante años. La necesidad de un método de trabajo eficiente se puso de relieve aún más durante el confinamiento, cuando los empleados sin acceso electrónico a la documentación tenían dificultades para trabajar desde casa. [1]
La creación de imágenes de documentos forma parte de la gestión de contenidos empresariales . [2] En los primeros días de las tecnologías de gestión de contenidos, el término "imágenes de documentos" se usaba indistintamente con "gestión de imágenes de documentos" mientras la industria intentaba separarse de las tecnologías micrográficas y reprográficas. [ cita necesaria ]
A finales de los años 1980 surgió una nueva tecnología de gestión documental: la gestión de documentos electrónicos . Esta tecnología se creó en torno a la necesidad de gestionar y proteger el creciente volumen de documentos electrónicos ( hojas de cálculo , documentos de procesamiento de textos , PDF , correos electrónicos ) generados en las organizaciones. [3]
El escaneo y almacenamiento de documentos de identidad del cliente se utiliza con el fin de verificar la edad, identificar a los miembros prohibidos e identificar a las personas ante las autoridades en el caso de incidentes criminales. Por lo general, se utilizan en clubes nocturnos , casinos , locales de música y muchas entidades regidas por el Programa de identificación de clientes (CIP) de EE. UU. [4]
Los sistemas utilizados incluyen los productos Scan Net e ID Vista de Id Scan Biometrics . [5] El sistema Id Scan Biometrics fue desarrollado por Tamlyn Thompson en 2005. [ cita necesaria ]
Las autoridades británicas que otorgan licencias exigen cada vez más a los clubes nocturnos que escaneen y conserven los datos de identificación de los clientes. Los clientes y el grupo de protesta NO2ID han planteado preocupaciones sobre la privacidad y la seguridad de los datos . [5] [6] [7] Por ejemplo, Clubscan era un sistema de escaneo de tarjetas de identificación inventado en 2003. [ cita necesaria ] Tomaba imágenes escaneadas de los documentos de identificación de los clientes de clubes nocturnos y almacenaba sus datos personales, con el fin de verificar la edad. identificar a los miembros prohibidos e identificar a las personas ante las autoridades en el caso de incidentes criminales. Clubscan ahora está descontinuado y reemplazado por SCAN NET (Safer Clubbing At Night Network) y brinda servicio a más de 1200 lugares conectados en el Reino Unido.
El recibo POD se puede generar en una imagen digital y el informe completo del estado del POD se genera en una hoja de cálculo de Excel. Con la recuperación electrónica de documentos de envío, [8] las funciones básicas se dimensionan y las operaciones administrativas recientemente simplificadas se convierten de repente en un paso muy estratégico en un modelo de negocio.
