Hoteling (también hoteling u office hoteling ) es un método de gestión de oficinas en el que los trabajadores programan dinámicamente el uso de espacios de trabajo como escritorios, cubículos y oficinas. Es un enfoque alternativo al método más tradicional de asignación permanente de asientos. La hotelización se basa en la reserva de asientos no asignados; Los empleados reservan un espacio de trabajo antes de venir a trabajar a una oficina. Un método alternativo para gestionar los asientos no asignados es el hot desking , que no implica reservas; Con el hot desking, un trabajador elige un espacio de trabajo al llegar, en lugar de reservarlo con antelación. El uso del término ha disminuido en los últimos años.
En la hotelería, a los trabajadores no se les asignan sus propios escritorios; en cambio, reservan un escritorio para uso temporal solo para los días que esperan trabajar en la oficina. [1] Los beneficios de la hotelería en comparación con un escenario más tradicional de un escritorio por empleado incluyen el ahorro de costos en bienes raíces comerciales, [2] [3] , así como la creación de oportunidades para que el personal se relacione y colabore más. [4] [5]
La práctica de la hotelería ha sido el resultado de una mayor movilidad de los trabajadores, facilitada por los avances en la tecnología móvil. [1] Las organizaciones cuyos trabajadores viajan con frecuencia, o con una creciente fuerza laboral remota o móvil, son las más adecuadas para la hotelería. [1] [6] Un artículo del Washington Post cita el creciente uso de la hotelería como reflejo de un cambio de la oficina como una "base de operaciones" a un "centro de hospitalidad". [7]
Las empresas comenzaron a implementar la hotelería en la década de 1990, siendo las firmas de consultoría y contabilidad entre las primeras en adoptarlo. [1] [8] [9]
La hotelería es más apropiada para algunos roles laborales que para otros. En 1994, dos empresas de Chicago que adoptaron un modelo hotelero consideraron las categorías de trabajadores más adecuadas para trabajar según el modelo. [8] Cuando Booz Allen adoptó un sistema de hotelería en 2011, eximió a los recepcionistas y a quienes trabajaban en salas de gráficos e imprentas. [10]
Los sistemas hoteleros pueden variar en complejidad, desde un proceso básico para reservar espacio de oficina hasta sistemas sofisticados integrados con el sistema de tecnología de la información (TI) de una empresa . La integración técnica puede ser un elemento importante para el éxito de un sistema hotelero, ya que permite a los trabajadores acceder a la información que necesitan sobre la oficina y hacer reservas fácilmente. [10] [11]
El software diseñado para gestionar un sistema hotelero puede integrarse con otras funciones del lugar de trabajo, como las tarjetas de identificación de los empleados, a través del sistema de TI de una empresa. [12] Cuando los empleados llegan al trabajo (o inician sesión de forma remota), acceden al software de reserva de hotel e inician sesión . Luego pueden reservar espacios por su nombre/número o, en algunos sistemas, mirando un plano de la oficina y seleccionando visualmente un espacio de trabajo. [3] Una vez que se completa el proceso de reserva, el sistema puede realizar una serie de funciones, incluida la ruta del servicio telefónico al espacio de trabajo, la notificación a un " conserje " de la oficina que prepara el espacio de trabajo, etc. Con muchos sistemas, los trabajadores deben "realizar el check-in" a través de una terminal conectada a la base de datos de reservas cuando llegan a la oficina.
La hotelería ha sido descrita como uno de varios reflejos de la visión cambiante de la sociedad sobre lo que es el trabajo. La adopción del modelo ha sido impulsada por la necesidad de ahorrar costos y por las oportunidades que conllevan las nuevas tecnologías. [13]
La hoteling fue implementada por primera vez por empresas consultoras y empresas de representación de clientes, y este tipo de empresas siguen siendo las que más utilizan este tipo de sistemas. Es más adecuado para grandes empresas cuyos trabajadores viajan con frecuencia, [13] pero puede funcionar bien para una variedad de organizaciones. [3] Un experto de la industria afirmó en 2008 que "casi todas las grandes empresas tienen algún tipo de programa como [hoteling]". [14]
A partir de 2013, la agencia estadounidense FEMA planeó pasar a un modelo hotelero para 2016; [15] y un plan de 2015 anunciado por el Departamento de Seguridad Nacional de EE. UU. y la Administración de Servicios Generales nombró a la hotelería como una de las técnicas que reduciría el presupuesto de su plan de consolidación en aproximadamente mil millones de dólares. [16]