La gestión de visitantes se refiere a un conjunto de prácticas o complementos de hardware que los administradores pueden utilizar para supervisar el uso de un edificio o sitio. Al recopilar esta información, un sistema de gestión de visitantes puede registrar el uso de las instalaciones por parte de visitantes específicos y proporcionar documentación sobre el paradero de los visitantes. [1]
Los defensores de un sistema de gestión de visitantes rico en información señalan como uno de sus beneficios el aumento de la seguridad, en particular en las escuelas. [2] A medida que más padres exigen a las escuelas que tomen medidas para proteger a sus hijos de los depredadores sexuales, algunos distritos escolares están recurriendo a sistemas de gestión de visitantes modernos que no sólo rastrean la estadía de los visitantes, sino que también verifican su información con bases de datos criminales nacionales y locales. [3]
Los sistemas básicos de gestión de visitantes por computadora o electrónicos utilizan una red informática para monitorear y registrar la información de los visitantes y generalmente están alojados en un iPad o en un quiosco sin contacto.
Un sistema electrónico de gestión de visitantes mejora la mayoría de los puntos negativos de un sistema de lápiz y papel. [4] La identificación del visitante se puede comprobar en bases de datos nacionales y locales, así como en bases de datos internas para detectar posibles problemas de seguridad. [5] [6] Estos sistemas en algunos casos escanean la identificación del visitante (normalmente una licencia de conducir ) y verifican el escaneo con bases de datos de delincuentes sexuales y criminales . [7]
Se considera que el software heredado de gestión de visitantes en el sitio es costoso y requiere mantenimiento, presentando obstáculos como la superposición de operaciones, administración de instalaciones y TI, y dificultades para introducir un sistema unificado en múltiples ubicaciones de la empresa con diferentes procesos y requisitos. [ cita requerida ]
El software de gestión de visitantes SaaS para escuelas permite a los administradores controlar a los visitantes al ingresar, a menudo verificando su condición de delincuentes sexuales y restringiendo el acceso a personas no autorizadas. [ cita requerida ]
El software de gestión de visitantes SaaS para el sector inmobiliario permite a los propietarios y administradores controlar y monitorear de forma remota los derechos de acceso sin la necesidad de pasar llaves físicas y tarjetas de acceso a los nuevos inquilinos. [8]
El software de gestión de visitantes SaaS para oficinas comerciales permite a los administradores de instalaciones automatizar el área de recepción de sus edificios. Los defensores de este tipo de sistema afirman que ofrece una variedad de beneficios, entre ellos la seguridad y la privacidad. Muchos sistemas de gestión de visitantes SaaS modernos son aplicaciones basadas en tabletas y son soluciones de cliente ligero que operan el software como servicio en la nube .
Los sistemas de gestión de visitantes basados en teléfonos inteligentes funcionan de manera similar a un sistema basado en la web, pero los anfitriones pueden recibir notificaciones o alertas en tiempo real en sus dispositivos. Los anfitriones pueden permitir o denegar visitas a los huéspedes según sus intereses o disponibilidad.
Los sistemas de gestión de visitantes basados en teléfonos inteligentes también permiten funciones como el registro automático y sin contacto mediante tecnologías que incluyen códigos QR y geofencing.
Los sistemas de gestión de visitantes basados en la nube ofrecen integración con otros sistemas de gestión del lugar de trabajo, como aplicaciones de comunicación, control de acceso, informes de datos y credenciales de Wi-Fi. Un sistema de gestión de visitantes integrado organiza, optimiza y recopila datos importantes que los administradores de instalaciones pueden usar para comprender sus lugares de trabajo y, al mismo tiempo, ofrecer una excelente experiencia para empleados y visitantes.
Con una API abierta , los sistemas modernos de gestión de visitantes pueden integrarse con cualquier software y flujo de trabajo sin limitaciones.