La gestión de oficina es una profesión que implica el diseño, la implementación, la evaluación y el mantenimiento del proceso de trabajo dentro de una oficina u otra organización, con el fin de mantener y mejorar la eficiencia y la productividad .
La gestión de la oficina es, por tanto, parte de la administración general de la empresa y, dado que los elementos de la gestión son la previsión y la planificación, la organización, el mando, el control y la coordinación, la oficina es parte de la función de gestión total.
Al organizar tareas, controlar suministros y supervisar al personal, la administración de la oficina garantiza que las operaciones comerciales se desarrollen sin problemas. La programación, el mantenimiento de registros y la agilización de la comunicación son responsabilidades importantes. El trabajo en equipo y la concentración se ven favorecidos por una administración eficiente de la oficina, que aumenta la productividad y fomenta un ambiente de trabajo positivo.
La gestión de oficinas es la técnica de planificación, organización, coordinación y control de las actividades de la oficina con vistas a alcanzar los objetivos empresariales y se ocupa del desempeño eficiente y eficaz del trabajo de oficina. El éxito de una empresa depende de la eficiencia de su oficina. El volumen de papeleo en las oficinas se ha multiplicado en estos días debido a la industrialización, la explosión demográfica, el control gubernamental y la aplicación de diversas leyes fiscales y laborales a cualquier empresa [1] . La eficiencia y la eficacia, que son palabras clave en la gestión, se logran solo mediante una planificación y un control adecuados de las actividades, la reducción de los costos de oficina y la coordinación de todas las actividades de la empresa.
En términos simples, la gestión de la oficina se puede definir como "un proceso específico de planificación, organización, dotación de personal, dirección, coordinación y control de la oficina con el fin de facilitar el logro de los objetivos de cualquier empresa comercial". La definición muestra las funciones de gestión de un gerente administrativo. El siguiente diagrama indica varios elementos o funciones en el proceso de gestión de la oficina.
El siguiente punto ilustra la importancia de la gestión de la oficina:
Los objetivos o metas son resultados en términos cuantitativos que se pretenden alcanzar en un tiempo determinado. La dirección hace que las personas se den cuenta de los objetivos y dirige sus esfuerzos hacia la consecución de estos.
La dirección ayuda a utilizar los recursos de manera eficaz. Los gerentes utilizan los recursos escasos de manera optimista y coordinan e integran los distintos recursos. La dirección es la que guía al personal en la oficina en el uso de los recursos.
Los costos de oficina pueden reducirse bajo la guía y el control de una administración eficiente. La administración de oficinas se ocupa de realizar las actividades de la oficina de la mejor manera y de la forma más económica. La reducción de costos es uno de los objetivos de la administración, que se puede lograr mediante la simplificación y la mecanización del trabajo. Mediante una mejor planificación, una organización sólida y un control eficaz, la administración permite que una empresa reduzca costos y la prepare para enfrentar una competencia feroz.
El flujo ininterrumpido de trabajo solo es posible si existe una planificación y un control adecuados. La gestión garantiza un flujo de trabajo eficiente y sin problemas.
La gestión ayuda a mantener la eficiencia en una oficina. Un gerente no sólo trabaja y produce resultados, sino que también puede hacerlo de la manera más eficiente para contribuir a la generación de ganancias.
La dirección tiene que desempeñar un papel importante para mantener viva la organización. Los cambios en la tecnología y los métodos deben anticiparse y adaptarse para la supervivencia y el crecimiento. Sólo la dirección puede hacerlo y moldear la empresa en un entorno tan cambiante.
La innovación consiste en encontrar métodos nuevos, diferentes y mejores para realizar el trabajo existente. Para planificar y gestionar la innovación, la dirección tiene que desempeñar un papel importante. Las sugerencias de los clientes, la información de los vendedores y la vigilancia estrecha de las actividades de la competencia son fuentes de innovación.
Una gestión eficiente ayuda a retener a los empleados talentosos y trabajadores al ofrecerles un entorno de trabajo cómodo. El gerente debe motivar a sus empleados reconociendo y valorando sus talentos.
La gerencia ejerce liderazgo al influir y guiar al personal de la oficina. Los gerentes influyen en sus subordinados para que trabajen voluntariamente para lograr los objetivos de la organización.
La importancia de la gestión de la oficina es que ayuda a planificar el cambio y a introducirlo en el momento y la forma adecuados. Debido al cambio en los métodos tecnológicos, los procedimientos de trabajo, etc., deben modificarse para lograr eficiencia y economía. Las personas se resisten al cambio debido a la falta de comprensión de las razones del cambio y a la falta de formación en nuevos métodos. La gestión ayuda a minimizar la resistencia de las personas y actúa como agente de cambio.
La gestión de la oficina ayuda a mejorar las relaciones públicas y a aumentar la buena voluntad de una empresa al abordar las quejas de los consumidores y del público en general.
La gestión no sólo beneficia a las empresas comerciales, sino también a los distintos segmentos de la sociedad. Proporciona y mantiene vínculos con distintos tipos de proveedores, bancos, compañías de seguros, departamentos gubernamentales y el público en general. Beneficia a la sociedad en su conjunto al brindar sus servicios.
Un gerente de oficina es responsable de supervisar y revisar los sistemas, generalmente centrándose en resultados específicos, como mejores plazos, rotación, producción, ventas, etc. Puede supervisar o gestionar un equipo de administradores, asignando funciones, reclutando y capacitando, y asignando tareas y proyectos. Como tal, el rol es variado y a menudo incluye responsabilidades en una amplia gama de funciones, como:
Las competencias personales útiles para el puesto son: habilidades para resolver problemas, buena capacidad para tomar decisiones, integridad, ingenio, creatividad, asertividad, flexibilidad, habilidades de gestión del tiempo y capacidad para afrontar la presión.