El análisis de puestos (también conocido como análisis del trabajo [1] ) es una familia de procedimientos para identificar el contenido de un puesto de trabajo en términos de las actividades que implica además de los atributos o requisitos necesarios para realizar esas actividades. El análisis de puestos proporciona información a las organizaciones que las ayuda a determinar qué empleados son los más adecuados para puestos de trabajo específicos.
El proceso de análisis de puestos implica que el analista recopile información sobre las funciones del titular, la naturaleza y las condiciones del trabajo y algunas calificaciones básicas. Después de esto, el analista de puestos completa un formulario llamado psicograma del puesto , que muestra los requisitos mentales del puesto. [2] La medida de un análisis de puestos sólido es una lista de tareas válida. Esta lista contiene las áreas funcionales o de funciones de un puesto, las tareas relacionadas y las recomendaciones básicas de capacitación. Los expertos en la materia (titulares) y los supervisores del puesto que se analiza deben validar esta lista final para validar el análisis de puestos. [3]
El análisis de puestos es fundamental, en primer lugar, para ayudar a las personas a desarrollar sus carreras y, además, para ayudar a las organizaciones a desarrollar a sus empleados con el fin de maximizar el talento. Los resultados del análisis de puestos son influencias clave en el diseño del aprendizaje, el desarrollo de intervenciones de desempeño y la mejora de los procesos. [4] La aplicación de técnicas de análisis de puestos supone la suposición implícita de que la información sobre un puesto tal como existe actualmente puede utilizarse para desarrollar programas de reclutamiento, selección, capacitación y evaluación de personas para el puesto tal como existirá en el futuro. [5]
Los analistas de puestos son generalmente psicólogos industriales y organizacionales (IO) o responsables de recursos humanos que han sido formados por un psicólogo IO y que actúan bajo su supervisión. Uno de los primeros psicólogos IO que introdujo el análisis de puestos fue Morris Viteles . En 1922, utilizó el análisis de puestos para seleccionar empleados para una empresa de tranvías. Las técnicas de Viteles se podían aplicar a cualquier otra área de empleo utilizando el mismo proceso. [6]
El análisis de puestos de trabajo también fue conceptualizado por dos de los fundadores de la psicología de la información y la comunicación, Frederick Winslow Taylor y Lillian Moller Gilbreth, a principios del siglo XX.[1] Desde entonces, los expertos han presentado muchos sistemas diferentes para llevar a cabo el análisis de puestos de trabajo, que se han vuelto cada vez más detallados a lo largo de las décadas. Sin embargo, la evidencia muestra que el propósito fundamental del análisis de puestos de trabajo, comprender los requisitos conductuales del trabajo, no ha cambiado en más de 85 años. [7]
Uno de los principales propósitos de realizar un análisis de puestos es preparar descripciones de puestos y especificaciones de puestos, lo que a su vez ayuda a contratar la calidad adecuada de fuerza laboral en una organización. El propósito general del análisis de puestos es documentar los requisitos de un puesto y el trabajo realizado. El análisis de puestos y tareas se realiza como base para mejoras posteriores, que incluyen: definición de un dominio de trabajo; descripción de un puesto; desarrollo de evaluaciones de desempeño , selección de personal , sistemas de selección, criterios de promoción, evaluación de necesidades de capacitación, defensa legal de los procesos de selección y planes de compensación. [8] La industria de mejora del desempeño humano utiliza el análisis de puestos para asegurarse de que las actividades de capacitación y desarrollo estén enfocadas y sean efectivas. [3] En los campos de los recursos humanos (RR.HH.) y la psicología industrial , el análisis de puestos se utiliza a menudo para recopilar información para su uso en la selección, capacitación, clasificación y/o compensación de personal. [9]
Los psicólogos industriales utilizan el análisis de puestos para determinar los requisitos físicos de un trabajo y determinar si una persona que ha sufrido alguna disminución de su capacidad es capaz de realizar el trabajo con o sin alguna adaptación. Se atribuye al Dr. Edwin Flieshman la determinación de los factores subyacentes de la aptitud física humana. [10] Los profesionales que desarrollan exámenes de certificación utilizan el análisis de puestos (que a menudo se denomina de una forma ligeramente diferente, como "análisis de tareas" o "análisis del trabajo") para determinar los elementos del dominio que se deben muestrear para crear un examen válido en cuanto a contenido. Cuando se realiza un análisis de puestos con el fin de valorar el trabajo (es decir, determinar la compensación adecuada para los titulares), esto se denomina "evaluación del trabajo".
El análisis de puestos tiene como objetivo responder preguntas como:
Como se ha dicho antes, el objetivo del análisis de puestos de trabajo es combinar las exigencias de las tareas de un puesto de trabajo con nuestro conocimiento de los atributos humanos y producir una teoría del comportamiento para el puesto de trabajo en cuestión. Hay dos maneras de abordar la construcción de esa teoría, lo que significa que hay dos enfoques diferentes para el análisis de puestos de trabajo. [11]
Los procedimientos orientados a tareas se centran en las actividades reales involucradas en la realización del trabajo. [8] Este procedimiento tiene en cuenta los deberes, responsabilidades y funciones del trabajo. Luego, el analista de trabajo desarrolla enunciados de tareas que establecen claramente las tareas que se realizan con gran detalle. Después de crear los enunciados de tareas, los analistas de trabajo califican las tareas en escalas que indican importancia, dificultad, frecuencia y consecuencias de los errores. Con base en estas calificaciones, se puede lograr un mayor sentido de comprensión de un trabajo. [12] El análisis de tareas , como el análisis de tareas orientado cognitivamente (COTA), son técnicas que se utilizan para describir la experiencia laboral. Por ejemplo, los analistas de trabajo pueden recorrer el lugar de trabajo y observar a los trabajadores realizando sus trabajos. Durante el recorrido, el analista puede recopilar materiales que indiquen directa o indirectamente las habilidades requeridas (enunciados de tareas, instrucciones, manuales de seguridad, cuadros de calidad, etc.). [9]
El análisis funcional del puesto de trabajo (AFJ) [13] es un ejemplo clásico de una técnica orientada a tareas. Desarrollado por Fine y Cronshaw en 1944, los elementos del trabajo se califican en términos de relación con los datos (0-6), las personas (0-8) y las cosas (0-6), donde las puntuaciones más bajas representan una mayor complejidad. Se confía en los titulares, considerados expertos en la materia (SME), generalmente en un panel, para que informen sobre los elementos de su trabajo al analista de puestos. Mediante los informes de los titulares, el analista utiliza la terminología de Fine para compilar declaraciones que reflejen el trabajo que se realiza en términos de datos, personas y cosas. El Diccionario de títulos ocupacionales utiliza elementos del AFJ para definir los puestos de trabajo. [12]
Los procedimientos orientados al trabajador tienen como objetivo examinar los atributos humanos necesarios para realizar el trabajo con éxito. [8] Estos atributos humanos se han clasificado comúnmente en cuatro categorías: conocimiento , habilidades , capacidades y otras características (KSAO). El conocimiento es la información que las personas necesitan para realizar el trabajo. Las habilidades son las competencias necesarias para realizar cada tarea. Las capacidades son los atributos que son relativamente estables en el tiempo. Otras características son todos los demás atributos, generalmente factores de personalidad. [12] Las KSAO requeridas para un trabajo se infieren de las tareas más frecuentes e importantes. En un análisis de trabajo orientado al trabajador, las habilidades se infieren de las tareas y las habilidades se califican directamente en términos de importancia de frecuencia. Esto a menudo da como resultado datos que implican inmediatamente las KSAO importantes. Sin embargo, puede ser difícil para las PYME calificar las habilidades directamente.
El sistema de análisis de puestos de trabajo de Fleishman (F-JAS) desarrollado por Edwin A. Fleishman representa un enfoque orientado al trabajador. Fleishman analizó factores de grandes conjuntos de datos para descubrir un conjunto mínimo común de KSAO en diferentes puestos de trabajo. Su sistema de 73 escalas específicas mide tres amplias áreas: cognitiva (habilidades verbales, habilidades de generación de ideas y razonamiento, habilidades cuantitativas, memoria, habilidades perceptivas, habilidades espaciales y atención), psicomotora (habilidades de manipulación fina, habilidades de control del movimiento y habilidades de tiempo de reacción y velocidad) y física (habilidades de fuerza física, resistencia, flexibilidad, equilibrio y coordinación, habilidades visuales y habilidades auditivas y del habla).
JobScan es un instrumento de medición que define la dinámica de la personalidad dentro de un tipo específico de trabajo. [14] Al recopilar los resultados de la encuesta PDP ProScan de los trabajadores reales y los resultados de las encuestas de análisis de la dinámica laboral completadas por personas con conocimientos relacionados con un trabajo específico, JobScan proporciona un modelo de trabajo ideal sugerido para ese puesto. Si bien no evalúa el intelecto o la experiencia necesarios para realizar una tarea, sí se ocupa de la personalidad del tipo de trabajo en sí.
En el caso del operador de un gato quitanieves en una pista de esquí, un análisis de trabajo orientado a las tareas o al trabajo podría incluir esta afirmación: Opera un gato quitanieves Bombardier, generalmente de noche, para alisar la nieve que han dejado los esquiadores y practicantes de snowboard y la nieve recién caída. Por otro lado, un análisis de trabajo orientado a los trabajadores podría incluir esta afirmación: Evalúa el terreno, la profundidad y la condición de la nieve y elige la configuración correcta para la profundidad del gato quitanieves, así como la cantidad de pasadas necesarias en una pista de esquí determinada. [11]
Los métodos de análisis de puestos han evolucionado utilizando enfoques orientados a las tareas y a los trabajadores. Dado que el resultado final de ambos enfoques es una declaración de KSAO, ninguno puede considerarse la forma "correcta" de realizar un análisis de puestos. Debido a que los análisis de puestos orientados a los trabajadores tienden a proporcionar patrones de conducta y comportamiento humano más generalizados y están menos vinculados a las partes tecnológicas de un trabajo, producen datos más útiles para desarrollar programas de capacitación y brindar retroalimentación a los empleados en forma de información de evaluación del desempeño. Además, la volatilidad que existe en el lugar de trabajo típico de hoy puede hacer que las declaraciones de tareas específicas sean menos valiosas de forma aislada. Por estas razones, es significativamente más probable que los empleadores utilicen enfoques orientados a los trabajadores para el análisis de puestos hoy que en el pasado. [11]
Independientemente del enfoque que se adopte para el análisis del puesto, el siguiente paso del proceso es identificar los atributos (las KSAO) que el titular del puesto necesita para realizar las tareas en cuestión o ejecutar los comportamientos humanos descritos en el análisis del puesto. [15]
Por último, una vez identificados los KSAO adecuados, se pueden elegir pruebas y otras técnicas de evaluación para medirlos. A lo largo de los años, los expertos han presentado varios sistemas y métodos diferentes para realizar el análisis de puestos. Muchos tipos de sistemas ya no se utilizan, pero los que todavía existen se han vuelto cada vez más detallados a lo largo de las décadas, con una mayor concentración en las tareas y una menor concentración en los atributos humanos. Sin embargo, esa tendencia se ha revertido en los últimos años para mejor. Los métodos y sistemas más nuevos han hecho que la psicología de las OI vuelva a examinar los aspectos conductuales del trabajo. [7]
Existen varias formas de realizar un análisis de puestos, incluidas las entrevistas con los titulares y los supervisores, los métodos de trabajo de análisis pueden ser laboriosos y consumir mucho tiempo, y siempre existe una tendencia por parte de la gerencia a analizar en exceso algunos puestos y a analizar en menor medida otros. Estos métodos tradicionales de análisis de puestos incluyen: entrevistas individuales; entrevistas de eventos conductuales; entrevistas telefónicas; encuestas; evaluaciones laborales; Desarrollo de un currículo (DACUM); hojas de trabajo de análisis de puestos; observaciones y revisión de procedimientos. [16] Análisis de puestos a la velocidad de la realidad. Amherst, Mass.: HRD Press. Todos estos métodos se pueden utilizar para recopilar información para el análisis de puestos. El proceso DACUM desarrollado a fines de la década de 1960 se ha considerado el método más rápido utilizado, pero aún puede llevar dos o tres días obtener una lista de tareas validada.
Observación : Este fue el primer método de análisis de puestos de trabajo utilizado por los psicólogos de la OI. El proceso implica simplemente observar a los titulares realizar sus trabajos y tomar notas. A veces hacen preguntas mientras observan, y por lo general incluso realizan tareas laborales ellos mismos. Cerca del final de la Segunda Guerra Mundial, Morris Viteles estudió el trabajo de navegante en un submarino. Intentó dirigir el submarino hacia las Bermudas. Después de múltiples errores de más de 100 millas en una u otra dirección, un oficial sugirió que Viteles levantara el periscopio, buscara nubes y dirigiera hacia ellas, ya que las nubes tienden a formarse sobre o cerca de masas de tierra. El barco llegó a las Bermudas poco después de esa sugerencia. Cuantos más trabajos se observan seriamente, mejor se entiende tanto los trabajos en cuestión como el trabajo en general.
Entrevistas : Es fundamental complementar la observación con conversaciones con los candidatos. Estas entrevistas son más eficaces cuando se estructuran con un conjunto específico de preguntas basadas en observaciones, otros análisis de los tipos de puestos en cuestión o conversaciones previas con representantes de recursos humanos, capacitadores o gerentes con conocimientos sobre los puestos.
Incidentes críticos y diarios de trabajo : La técnica de incidentes críticos pide a los expertos en la materia que identifiquen aspectos críticos de la conducta o el desempeño en un trabajo en particular que llevaron al éxito o al fracaso. Por ejemplo, el supervisor de un reparador de servicios eléctricos podría informar que en un proyecto muy urgente, el reparador no revisó un plano y, como resultado, cortó una línea, lo que provocó una pérdida masiva de energía. De hecho, esto es lo que sucedió en Los Ángeles en septiembre de 2005, cuando la mitad de la ciudad se quedó sin electricidad durante un período de 12 horas. El segundo método, un diario de trabajo, pide a los trabajadores y/o supervisores que mantengan un registro de actividades durante un período de tiempo prescrito. Se les puede pedir simplemente que escriban lo que estaban haciendo 15 minutos después de la hora en punto para cada hora de la jornada laboral. O pueden enumerar todo lo que han hecho hasta un descanso.
Cuestionarios y encuestas : Los expertos en el puesto o los supervisores suelen responder a cuestionarios o encuestas como parte del análisis del puesto. Estos cuestionarios incluyen enunciados de tareas en forma de comportamientos de los trabajadores. Se pide a los expertos en la materia que califiquen cada enunciado de su experiencia en una serie de dimensiones diferentes, como la importancia para el éxito general en el trabajo, la frecuencia de ejecución y si la tarea debe realizarse el primer día de trabajo o puede aprenderse gradualmente en el trabajo. Los cuestionarios también piden a los titulares que califiquen la importancia de las habilidades, habilidades y actitudes para realizar las tareas, y pueden pedir a los expertos en la materia que califiquen el contexto laboral. A diferencia de los resultados de las observaciones y las entrevistas, las respuestas del cuestionario se pueden analizar estadísticamente para proporcionar un registro más objetivo de los componentes del trabajo. Cada vez en mayor medida, estos cuestionarios y encuestas se están administrando en línea a los titulares.
Cuestionario de análisis de puestos : el Cuestionario de análisis de puestos (PAQ) es un instrumento de análisis de puestos muy conocido. Aunque se lo etiqueta como cuestionario, el PAQ en realidad está diseñado para que lo complete un analista de puestos capacitado que entrevista a los expertos en la materia (por ejemplo, los titulares de los puestos y sus supervisores).[2] El PAQ fue diseñado para medir la validez de los componentes del puesto de los atributos presentados en las pruebas de aptitud. La validez de los componentes del puesto es la relación entre las puntuaciones de las pruebas y las habilidades requeridas para un buen desempeño laboral. Hay 195 declaraciones relacionadas con el comportamiento en el PAQ divididas en seis secciones principales: entrada de información, proceso mental, resultado del trabajo, relaciones con los demás, contexto del trabajo y otras características del trabajo.
Listas de verificación : Las listas de verificación también se utilizan como método de análisis de puestos, en particular en áreas como la Fuerza Aérea. En el método de listas de verificación, el titular comprueba las tareas que realiza a partir de una lista de enunciados de tareas que describen el puesto. La lista de verificación está precedida por algún tipo de análisis del puesto y suele ir seguida del desarrollo de compilaciones de actividades laborales o descripciones del puesto. El alcance de los enunciados de tareas enumerados depende del criterio del constructor de la lista de verificación. [17]
Propósitos adicionales : Además de los 6 propósitos anteriores, Ash y Levine [24] enumeraron la determinación de los KSAO necesarios para la promoción, la determinación de los peligros en el lugar de trabajo para hacer que los trabajos sean más seguros, la clasificación de trabajos , la descripción de trabajos , el diseño del contenido de los trabajos y la planificación estratégica de recursos humanos .
El método de análisis de puestos de trabajo a la velocidad de la realidad (JASR) es un método fiable y probado para crear rápidamente listas de tareas validadas. El producto final, que se puede utilizar para muchos fines, es la base de muchas oportunidades de formación potenciales. Este método es un proceso probado que ayuda a los analistas a completar un análisis de puestos de trabajo típico con un grupo de expertos en la materia y gerentes en dos o tres horas y luego entregar una lista de tareas validada. [25]
Durante muchos años, el Departamento de Trabajo de Estados Unidos publicó el Diccionario de Títulos Ocupacionales (DOT), que era una descripción completa de más de 20.000 puestos de trabajo. Sin embargo, el Departamento reemplazó el DOT por la base de datos en línea O*NET, que incluye todas las ocupaciones del DOT más otras 3.500 adicionales. Esto hace que O*NET sea muy útil para el análisis de puestos de trabajo. [26]
La O*NET [27] (un recurso en línea que ha reemplazado al Diccionario de Títulos Ocupacionales) enumera los requisitos laborales para una variedad de trabajos y, a menudo, se considera información básica, genérica o de análisis inicial de trabajos. Todos pueden usar esta base de datos sin costo y se actualiza continuamente mediante la observación de los trabajadores de cada ocupación. O*NET también tiene una herramienta de exploración de carreras que es una evaluación para ayudar a los trabajadores y estudiantes que están buscando nuevas carreras. Los datos disponibles de O*NET incluyen requisitos físicos, nivel educativo y algunos requisitos mentales. Las declaraciones basadas en tareas que describen el trabajo realizado se derivan de la técnica de análisis funcional del trabajo . O*NET también proporciona enlaces a datos salariales a nivel nacional, estatal y de ciudad de EE. UU. para cada trabajo.
O*NET fue diseñado con varias características en mente, entre ellas:
Utilizando estos principios, se desarrolló un modelo de contenido que identificó seis dominios de contenido y categorías específicas dentro de cada dominio. Estos seis dominios y categorías dentro de ellos incluyen:
En los últimos años, el concepto de análisis de puestos de trabajo ha ido cambiando drásticamente. Un observador lo expresó así: "El mundo moderno está al borde de otro gran salto en creatividad y productividad, pero el trabajo no va a ser parte de la realidad económica del mañana. Todavía hay y siempre habrá una enorme cantidad de trabajo por hacer, pero no va a estar contenida en los familiares sobres que llamamos puestos de trabajo. De hecho, muchas organizaciones están hoy en el camino correcto hacia la "desocupación"." [18]
Hasta hace poco, los puestos de trabajo y las descripciones de los mismos tendían a seguir sus prescripciones y a ser bastante detallados y específicos. A mediados del siglo XX, los escritores reaccionaron a lo que consideraban aspectos "deshumanizantes" de encasillar las tareas en puestos altamente repetitivos y especializados; muchos propusieron soluciones como la ampliación de puestos de trabajo, la rotación de puestos de trabajo y el enriquecimiento del trabajo. La ampliación de puestos de trabajo significa asignar a los trabajadores tareas adicionales del mismo nivel, aumentando así el número de actividades que realizan. La rotación de puestos de trabajo significa trasladar sistemáticamente a los trabajadores de un puesto de trabajo a otro. El psicólogo Frederick Herzberg sostuvo que la mejor manera de motivar a los trabajadores es crear oportunidades de desafío y logro en sus puestos de trabajo a través del enriquecimiento del trabajo. El enriquecimiento del trabajo significa rediseñar los puestos de trabajo de una manera que aumente las oportunidades de que el trabajador experimente sentimientos de responsabilidad, logro, crecimiento y reconocimiento. [18]
Ya sea que se enriquezcan, especialicen o amplíen, los trabajadores todavía tienen, por lo general, tareas específicas que realizar, y estas tareas han requerido descripciones de puestos. Sin embargo, en muchas empresas actuales, los puestos de trabajo se están volviendo más amorfos y difíciles de definir. En otras palabras, la tendencia es hacia la descentralización .
La desocupación, la ampliación de las responsabilidades de los puestos de trabajo de la empresa y el estímulo a los empleados para que no se limiten a lo que figura en sus descripciones de trabajo, es un resultado de los cambios que se están produciendo en las empresas hoy en día. Las organizaciones deben hacer frente a tendencias como los rápidos cambios de productos y tecnologías y el paso a una economía de servicios. Esto ha aumentado la necesidad de que las empresas sean receptivas, flexibles y, en general, más competitivas. A su vez, los métodos organizativos que utilizan los directivos para lograrlo han contribuido a debilitar el significado de un puesto de trabajo como un conjunto de responsabilidades bien definidas y claramente delineadas. A continuación se indican algunos métodos que han contribuido a este debilitamiento del significado de JOB:
En la actualidad, la mayoría de las empresas siguen utilizando el análisis de puestos y se basan en los puestos de trabajo tal como se los define tradicionalmente. Cada vez más empresas están adoptando nuevas configuraciones organizativas basadas en puestos de trabajo amplios y que pueden cambiar a diario. Además, las técnicas modernas de análisis y diseño de puestos de trabajo podrían ayudar a las empresas a implementar estrategias de alto rendimiento. [18]