En un contexto empresarial, la eficiencia operativa es una medida de la asignación de recursos y puede definirse como la relación entre el resultado obtenido de la empresa y el insumo necesario para llevar a cabo una operación empresarial. Cuando se mejora la eficiencia operativa, la relación entre el resultado y el insumo mejora.
Los insumos normalmente serían dinero (costo), personas (medidas como personal o como el número de equivalentes de tiempo completo ) o tiempo/esfuerzo. Los resultados normalmente serían dinero (ingresos, margen, efectivo), nuevos clientes, lealtad del cliente , diferenciación en el mercado, producción, innovación, calidad, velocidad y agilidad, complejidad u oportunidades.
Los términos "eficiencia operativa", " eficiencia " y " productividad " se utilizan a menudo indistintamente. Una explicación de la diferencia entre eficiencia y productividad (factor total) se encuentra en "Introducción al análisis de eficiencia y productividad". [1] Para complicar el significado, la excelencia operativa , que trata sobre la mejora continua, no limitada a la eficiencia, se utiliza ocasionalmente cuando se hace referencia a la eficiencia operativa. Ocasionalmente, la excelencia operativa también se utiliza con el mismo significado que la eficiencia operativa .
Para mejorar la eficiencia operativa es necesario medirla. Como la eficiencia operativa se refiere a la relación entre la producción y los insumos, debe medirse tanto desde el punto de vista de los insumos como de los productos. Muy a menudo, la dirección de la empresa mide principalmente desde el punto de vista de los insumos, por ejemplo, el coste de producción unitario o las horas de trabajo necesarias para producir una unidad. Aunque son importantes, los indicadores de insumos, como el coste de producción unitario, no deben considerarse como los únicos indicadores de la eficiencia operativa. Al medir la eficiencia operativa, una empresa debe definir, medir y hacer un seguimiento de una serie de indicadores de rendimiento tanto desde el punto de vista de los insumos como de los productos. La definición exacta de estos indicadores de rendimiento varía según las industrias, pero normalmente abarca estas categorías:
Para medir eficazmente la eficiencia operativa, se pueden emplear diversas métricas, según la industria y las funciones operativas específicas. A continuación, se presentan algunas métricas comunes:
Si la intención es comparar números con otros a través de benchmarking, es importante definir, medir y hacer un seguimiento de los indicadores de desempeño para la carga y la complejidad también. Incluso dentro de la misma industria, el comportamiento del cliente puede ser, por ejemplo, significativamente diferente entre dos mercados (o dos países), lo que lleva a una empresa a tener que asignar más recursos y costos a la gestión de los clientes. No medir dichos factores de carga y complejidad puede llevar a conclusiones incorrectas sobre la eficiencia operativa.
A la hora de interpretar los resultados cuantitativos del benchmarking, es importante tener en cuenta la diferenciación estratégica :
"Los costos se generan al realizar actividades, y la ventaja de costos surge al realizar actividades particulares de manera más eficiente que los competidores. De manera similar, la diferenciación surge tanto de la elección de actividades como de la forma en que se realizan". [2]
A la hora de interpretar cualitativamente los resultados cuantitativos del benchmarking, hay que tener en cuenta la estrategia de la empresa , así como las estrategias individuales de los demás miembros del grupo de pares. De lo contrario, no se pueden eliminar los resultados cuantitativos que son consecuencia de la estrategia , no de la ineficiencia.
Una empresa puede tener una estrategia para diferenciarse con precios bajos. Para esa empresa, es fundamental tener bajos costos de producción unitarios y alta eficiencia en la distribución. Para otra empresa, que se diferencia con una calidad superior, el costo de producción unitario no es tan crítico (pero aun así es importante saberlo, por supuesto). En cambio, es fundamental tener clientes satisfechos y leales y un alto ingreso absoluto por cliente. Comprender los niveles de calidad reales también es clave.
A la hora de mejorar la eficiencia operativa, las empresas cuentan con varias alternativas. Las más comunes son: [3]
Es un error muy común pensar que los costos, en términos absolutos, siempre se reducen cuando se mejora la eficiencia operativa. Esto es cierto para la alternativa de "lo mismo por menos", pero no para las otras dos alternativas. Puede ser eficiente desde el punto de vista operativo aumentar los costos, siempre que la producción aumente más.
Un ejemplo de una alternativa de "lo mismo por menos" es cuando una empresa manufacturera reduce su personal total (y, por lo tanto, el costo de personal) mientras sigue produciendo el mismo volumen de bienes. Esto se puede lograr, por ejemplo, mediante la centralización, la automatización o la optimización de los procesos de trabajo.
Un ejemplo de una alternativa de más por lo mismo es una empresa manufacturera que reduce su producción de productos defectuosos (y, por lo tanto, reduce el costo posventa) sin utilizar más dinero o recursos. Esto se puede lograr, por ejemplo, mediante el uso de sistemas de gestión de calidad, abordando la calidad en los programas de capacitación existentes para el personal o introduciendo requisitos de calidad más altos al prolongar los contratos con subcontratistas.
Un ejemplo de una alternativa de mucho más por más es cuando una empresa manufacturera invierte en una nueva planta de producción que le permite producir productos con más refinamiento que el que podía producir en las plantas antiguas. Puede vender estos productos a un precio superior que compensa con creces el costo adicional. Otro ejemplo de "mucho más por más" es cuando una empresa de servicios invierte en ampliar su servicio al cliente para aumentar la satisfacción y la lealtad del cliente.
Aprovechar las herramientas y tecnologías adecuadas es esencial para medir y mejorar la eficiencia operativa:
Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) : integran diversas funciones como finanzas, RR.HH., fabricación y cadena de suministro en un sistema unificado, proporcionando transparencia y datos en tiempo real para una mejor toma de decisiones.
Business Intelligence (BI) y Analytics : Herramientas que proporcionan información profunda sobre las operaciones comerciales a través del análisis de datos, ayudando a identificar tendencias y áreas de mejora.
Automatización y robótica : la automatización de tareas repetitivas puede reducir significativamente los tiempos de ciclo y aumentar la productividad al tiempo que reduce el error humano.
Internet de las cosas (IoT) : los dispositivos IoT se pueden utilizar para monitorear el rendimiento del equipo en tiempo real, predecir las necesidades de mantenimiento y garantizar un funcionamiento continuo sin tiempo de inactividad.
Los avances tecnológicos han influido de forma drástica en la eficiencia operativa. La automatización, el análisis de datos en tiempo real, el aprendizaje automático y la inteligencia artificial están transformando el funcionamiento de las empresas. Permiten un mantenimiento predictivo, una toma de decisiones más inteligente y experiencias de cliente más personalizadas. La tecnología no solo acelera los procesos, sino que también proporciona herramientas para medir y analizar la eficiencia de formas que antes no eran posibles.
Si bien medir la eficiencia operativa es beneficioso, conlleva desafíos:
Sobrecarga de datos : las organizaciones deben examinar grandes cantidades de datos, lo que requiere sistemas de gestión de datos sólidos.
Gestión del cambio : la implementación de nuevos procesos y tecnologías puede encontrar resistencia por parte de los empleados.
Costo de implementación : Las inversiones iniciales en tecnología y capacitación pueden ser altas, aunque generalmente dan sus frutos a largo plazo.