Una descripción de trabajo o JD es una narrativa escrita que describe las tareas generales u otros deberes y responsabilidades relacionados de un puesto. Puede especificar el funcionario a quien reporta el puesto, especificaciones tales como las calificaciones o habilidades que necesita la persona en el trabajo, información sobre el equipo, herramientas y ayudas de trabajo utilizadas, condiciones de trabajo, exigencias físicas y un rango salarial . Las descripciones de puestos suelen ser narrativas, [1] pero algunas pueden comprender una lista simple de competencias; por ejemplo, se pueden utilizar metodologías de planificación estratégica de recursos humanos para desarrollar una arquitectura de competencias para una organización, a partir de la cual se construyen descripciones de puestos como una lista corta de competencias. [2] [ no es lo suficientemente específico como para verificarlo ]
Según Torrington, una descripción del puesto generalmente se desarrolla mediante la realización de un análisis del puesto , que incluye examinar las tareas y secuencias de tareas necesarias para realizar el puesto. El análisis considera las áreas de conocimientos , habilidades y capacidades necesarias para desempeñar el puesto de trabajo. El análisis de puestos generalmente implica los siguientes pasos: recopilar y registrar información sobre el puesto; comprobar la exactitud de la información del trabajo; redactar descripciones de puestos basadas en la información; utilizar la información para determinar qué habilidades, capacidades y conocimientos se requieren para realizar el trabajo; actualizando la información cada cierto tiempo. [3] Un trabajo suele incluir varios roles . Según Hall, la descripción del puesto podría ampliarse para formar una especificación de persona o podría denominarse " términos de referencia ". La especificación de persona/puesto puede presentarse como un documento independiente, pero en la práctica suele incluirse dentro de la descripción del puesto. Los empleadores suelen utilizar una descripción del puesto en el proceso de contratación . [4]
Una descripción del puesto puede incluir relaciones con otras personas de la organización: nivel de supervisión, requisitos gerenciales y relaciones con otros colegas.
La descripción del puesto no tiene por qué limitarse a explicar la situación actual o el trabajo que se espera realizar actualmente; también puede establecer objetivos para lo que podría lograrse en el futuro, como posibles rutas y condiciones de promoción.
Una descripción del puesto es esencial para garantizar la claridad de por qué existe el puesto. Puede ser usado:
Las descripciones prescriptivas de puestos de trabajo pueden considerarse un obstáculo en determinadas circunstancias: [5]
La gestión de la descripción de puestos es la creación y mantenimiento de descripciones de puestos dentro de una organización. Una descripción del puesto es un documento que enumera las tareas, deberes y responsabilidades de un puesto específico. Tener descripciones de trabajo actualizadas, precisas y escritas profesionalmente es fundamental para la capacidad de una organización de atraer candidatos calificados, orientar y capacitar a los empleados, establecer estándares de desempeño laboral, desarrollar programas de compensación, realizar revisiones de desempeño, establecer metas y cumplir con los requisitos legales. La gestión de la descripción de puestos, así como otras facetas de la gestión del talento, ha mejorado gracias a la expansión de la tecnología de la información. Hoy en día, existe una variedad de soluciones de recursos humanos basadas en Internet disponibles para los departamentos de recursos humanos. Un ejemplo de ello son los sistemas de gestión de talentos basados en la nube que permiten a las empresas almacenar fácilmente información de recursos humanos, colaborar con otros departamentos y acceder a archivos desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.
Previo al desarrollo de la descripción del puesto, se debe realizar un análisis del puesto. El análisis del puesto , una parte integral de la gestión de recursos humanos, es la recopilación, el análisis y la documentación de las facetas importantes de un puesto, incluido lo que hace el empleado, el contexto del puesto y los requisitos del puesto.
Una vez que se completa el análisis del puesto, se puede desarrollar la descripción del puesto, incluida la especificación del puesto. Una descripción del puesto describe las actividades a realizar y una especificación del puesto enumera los conocimientos, habilidades y capacidades necesarios para realizar el puesto. Una descripción del trabajo contiene varias secciones que incluyen una sección de identificación, un resumen general, funciones y deberes esenciales, especificaciones del trabajo y exenciones de responsabilidad y aprobaciones.
Las descripciones de puestos se utilizan luego para desarrollar iniciativas efectivas de EEO/ADA, planificación de recursos humanos, reclutamiento y selección; mantener una continuidad clara entre la planificación de compensaciones, los esfuerzos de capacitación y la gestión del desempeño; e identificar factores laborales que pueden contribuir a la seguridad y salud en el lugar de trabajo y a las relaciones entre empleados y trabajadores.
La manipulación de la descripción del puesto es una práctica de mala fe ampliamente practicada que se refiere a la modificación deliberada de las descripciones del puesto con la intención de favorecer a candidatos o grupos de candidatos específicos, a menudo para cumplir con ciertas preferencias u objetivos de contratación. Esta manipulación puede implicar alterar las calificaciones, responsabilidades o requisitos establecidos de un puesto de trabajo de una manera que no necesariamente se alinee con las necesidades reales del puesto. [6]
Esto incluso implica la manipulación de las Cualificaciones Ocupacionales Bona Fide (BFOQ). Los BFOQ son requisitos laborales legítimos que se consideran esenciales para el desempeño eficaz de una función particular. Sin embargo, en casos de manipulación de la descripción del puesto, estas calificaciones pueden ajustarse o exagerarse para incluir o excluir a ciertos candidatos. Esto se hace enfatizando o restando énfasis a habilidades específicas, estipulando un requisito de vehículo para un trabajo de escritorio, imponiendo requisitos de idioma, solicitando certificaciones paralelas y poco comunes, especificando niveles de experiencia o especificando antecedentes educativos que pueden no estar directamente relacionados con las funciones principales del trabajo. etcétera. [6]
En última instancia, está impulsado por varios factores, incluidos los sesgos organizacionales, las preferencias personales y el mantenimiento de la apariencia de inclusión. La manipulación de la descripción del puesto cumple una función excluyente dentro de los procesos de contratación para disuadir a los solicitantes racializados de postularse o privarlos de una participación significativa en oportunidades de avance profesional. Viola las leyes antidiscriminatorias y las normas de igualdad de oportunidades laborales. Este sesgo racial en las prácticas de contratación prospera en países y entornos donde no existen auditorías ni revisiones independientes obligatorias para las prácticas de contratación de las organizaciones. [6]
Descripciones de trabajo bien organizadas y actualizadas ayudan en el cumplimiento legal y normativo. En Estados Unidos, por ejemplo, las Directrices uniformes sobre el procedimiento de selección de empleados de 1978 se desarrollaron para estandarizar el proceso de selección de empleados y dejan claro que los requisitos de recursos humanos deben estar vinculados con factores relacionados con el trabajo. La Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 1990 (ADA) exige que las organizaciones identifiquen funciones laborales esenciales y documenten los pasos tomados para identificar las responsabilidades laborales, mientras que la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) exige que los gerentes de recursos humanos determinen si un trabajo debe clasificarse como exento o no. -exento, que es para determinar si un empleado sería elegible para recibir pago de horas extras o si sería considerado asalariado y exento de las regulaciones sobre horas extras.
Las organizaciones sanitarias no sólo tienen que cumplir con las leyes laborales, sino también con las leyes sanitarias y las agencias de acreditación. La Comisión Conjunta (Comisión Conjunta de Acreditación de Organizaciones de Atención Médica) acredita y certifica miles de organizaciones de atención médica en los Estados Unidos. Para cumplir con las pautas de la Comisión Conjunta, las organizaciones de atención médica deben mantener descripciones de trabajo actualizadas, precisas, completas y correctamente escritas.
Las regulaciones anteriores requieren que las empresas mantengan registros claros de las descripciones de sus puestos. Tener un sistema automatizado bien organizado ayuda a eliminar parte del pánico asociado con una auditoría de cumplimiento.