Procure-to-pay (también conocido como Purchase to Pay (P2P)) es un término utilizado en la industria del software para designar una subdivisión específica del proceso de adquisición .
Los sistemas P2P permiten la integración del departamento de compras con el departamento de cuentas a pagar (AP). Algunos de los principales actores de la industria del software coinciden en una definición común de procure-to-pay, que vincula el proceso de compras y el departamento financiero. Los pasos que se suelen incluir son:
A diferencia de los sistemas de abastecimiento a pago, los sistemas de compra a pago no incluyen la función de abastecimiento . Además, las nociones de planificación y previsión de la producción quedan excluidas de esta definición, ya que se relacionan con la gestión de la cadena de suministro .
Los sistemas Procure-to-pay están diseñados para proporcionar a las organizaciones control y visibilidad durante todo el ciclo de vida de una transacción, brindando una visión completa del flujo de efectivo y los compromisos financieros. La mayoría de las empresas que utilizan estos sistemas buscan una centralización de su departamento de compras o establecer una organización de servicios compartidos para el mismo propósito. [1] Hay pasos a seguir para completar todo el proceso, lo que garantiza que se reduzcan los errores y los fraudes. La captura electrónica registra todas las transacciones, lo que facilita su seguimiento. [2]
Según Aberdeen Group , a pesar de la disponibilidad de tecnología que puede reducir drásticamente las montañas de papeleo e ineficiencias que afectan las cuentas a pagar, pocas empresas han abordado la transformación de AP como otros procesos esenciales para el negocio. [3]
Al igual que con cualquier sistema que afecta a un número significativo de usuarios, la implementación de un sistema de compra a pago requiere un conocimiento significativo de los procesos de negocio actuales y futuros. La gestión de cambios es un componente clave en la implementación de una solución de compra a pago. Según Deloitte, algunos desafíos de la compra a pago que, en última instancia, perjudican la capacidad de gestionar y ejecutar actividades clave de manera eficaz son: