Una caja registradora , a veces llamada caja registradora o sistema automatizado de manejo de dinero , es un dispositivo mecánico o electrónico para registrar y calcular transacciones en un punto de venta . Generalmente está conectada a un cajón para guardar efectivo y otros objetos de valor. Una caja registradora moderna generalmente está conectada a una impresora que puede imprimir recibos para fines de mantenimiento de registros.
Una de las primeras cajas registradoras mecánicas fue inventada por James Ritty y John Birch después de la Guerra Civil estadounidense . James era el dueño de un salón en Dayton , Ohio , EE. UU., y quería evitar que los empleados robaran sus ganancias. [3] El modelo I de Ritty se inventó en 1879 después de ver una herramienta que contaba las revoluciones de la hélice de un barco de vapor. [4] Con la ayuda del hermano de James, John Ritty, lo patentaron en 1883. [5] [6] Se llamó el cajero incorruptible de Ritty y se inventó para evitar que los cajeros robaran y eliminar el robo y la malversación de fondos por parte de los empleados . [ 7]
Las primeras cajas registradoras mecánicas eran completamente mecánicas, sin recibos. El empleado debía registrar cada transacción en la caja registradora y, cuando se pulsaba la tecla de total, se abría el cajón y sonaba una campana que alertaba al gerente de que se estaba realizando una venta. Esas máquinas originales no eran más que simples sumadoras.
Como el registro se realiza con el proceso de devolución del cambio, según Bill Bryson los precios impares surgieron porque al cobrar cantidades impares como 49 y 99 centavos (o 45 y 95 centavos cuando se usan más los nickels que los pennies ), el cajero muy probablemente tuvo que abrir la caja para el cambio de pennies y así anunciar la venta. [8]
Poco después de la patente, Ritty se vio abrumado por las responsabilidades de dirigir dos negocios, por lo que vendió todos sus intereses en el negocio de las cajas registradoras a Jacob H. Eckert de Cincinnati, un vendedor de porcelana y cristalería, que formó la National Manufacturing Company. En 1884, Eckert vendió la empresa a John H. Patterson, que rebautizó la empresa como National Cash Register Company y mejoró la caja registradora añadiendo un rollo de papel para registrar las transacciones de venta, creando así el diario para fines de contabilidad interna y el recibo para fines de contabilidad externa. El propósito original del recibo era mejorar la protección contra el fraude. El dueño del negocio podía leer los recibos para asegurarse de que los cajeros cobraran a los clientes la cantidad correcta por cada transacción y no malversaran el dinero de la caja registradora. [9] También evita que un cliente defraude al negocio al reclamar falsamente la recepción de una cantidad menor de cambio o una transacción que nunca se produjo en primer lugar. La primera evidencia de una caja registradora real se utilizó en Coalton, Ohio, en la antigua empresa minera.
En 1906, mientras trabajaba en la compañía National Cash Register, el inventor Charles F. Kettering diseñó una caja registradora con un motor eléctrico.
Un diseñador, constructor, fabricante, vendedor y exportador líder de cajas registradoras desde la década de 1950 hasta la de 1970 fue Gross Cash Registers Ltd., con sede en Londres (y más tarde con sede en Brighton [10] ), [11] [12] fundada por los hermanos Sam y Henry Gross. Sus cajas registradoras fueron particularmente populares en la época de la decimalización en Gran Bretaña a principios de 1971, Henry había diseñado uno de los pocos modelos conocidos de caja registradora que podía cambiar monedas de £sd a £p para que los minoristas pudieran cambiar fácilmente de una a otra en o después del Día Decimal . Sweda también tenía cajas registradoras preparadas para decimales donde el minorista usaba una tecla especial en el Día Decimal para la conversión.
En algunas jurisdicciones la ley también exige que los clientes recojan el recibo y lo conserven al menos durante un breve período después de salir de la tienda, [13] [14] nuevamente para verificar que la tienda registra las ventas, de modo que no pueda evadir los impuestos sobre las ventas .
A menudo, las cajas registradoras se conectan a balanzas , lectores de códigos de barras , mostradores de caja y terminales de tarjetas de débito o crédito . Cada vez más, las cajas registradoras especializadas se están reemplazando por computadoras de uso general con software de punto de venta .
En la actualidad, los sistemas de punto de venta escanean el código de barras (normalmente EAN o UPC ) de cada artículo, recuperan el precio de una base de datos , calculan las deducciones por los artículos en oferta (o, en la terminología minorista británica, "oferta especial", "compra múltiple" o " compre uno y llévese otro gratis "), calculan el impuesto sobre las ventas o IVA , calculan las tasas diferenciales para clientes preferentes, actualizan el inventario, marcan la hora y la fecha de la transacción, registran la transacción en detalle, incluido cada artículo comprado, registran el método de pago, mantienen los totales de cada producto o tipo de producto vendido, así como las ventas totales durante períodos específicos, y también realizan otras tareas. Estos terminales POS a menudo también identificarán al cajero en el recibo y mostrarán información u ofertas adicionales.
En la actualidad, muchas cajas registradoras son computadoras individuales. Pueden ejecutar software interno tradicional o software de uso general como DOS . Muchas de las más nuevas tienen pantallas táctiles. Pueden estar conectadas a redes de puntos de venta computarizadas utilizando cualquier tipo de protocolo. Se puede acceder a dichos sistemas de forma remota con el fin de obtener registros o solucionar problemas. Muchas empresas también utilizan tabletas como cajas registradoras, utilizando el sistema de venta como software de aplicación descargable. [15]
Un cajón de efectivo es generalmente un compartimento debajo de una caja registradora en el que se guarda el efectivo de las transacciones. El cajón generalmente contiene una caja extraíble. La caja suele ser una bandeja de plástico o madera dividida en compartimentos que se utiliza para almacenar cada denominación de billetes y monedas por separado para facilitar el conteo. La caja extraíble permite sacar el dinero del área de ventas a un lugar más seguro para contarlo y crear depósitos bancarios. Algunos cajones de efectivo modernos son unidades individuales separadas del resto de la caja registradora.
Un cajón de efectivo suele ser de construcción sólida y puede estar integrado con la caja registradora o ser una pieza separada sobre la cual se asienta la caja registradora. Se desliza hacia adentro y hacia afuera de su caja con cerradura y está asegurado por un pestillo accionado por resorte. Cuando se completa una transacción que involucra efectivo, la caja registradora envía un impulso eléctrico a un solenoide para liberar el pestillo y abrir el cajón. Los cajones de efectivo que están integrados en una caja registradora independiente a menudo tienen un pestillo de liberación manual debajo para abrir el cajón en caso de un corte de energía. Los cajones de efectivo más avanzados han eliminado la liberación manual a favor de una cerradura de cilindro, que requiere una llave para abrir manualmente el cajón. La cerradura de cilindro generalmente tiene varias posiciones: bloqueada, desbloqueada, en línea (se abrirá si se da un impulso) y liberación. La posición de liberación es una posición intermitente con un resorte para empujar el cilindro de regreso a la posición desbloqueada. En la posición "bloqueada", el cajón permanecerá bloqueado incluso cuando se envíe un impulso eléctrico al solenoide.
Algunos cajones de efectivo están diseñados para almacenar billetes en posición vertical y mirando hacia adelante, en lugar de la posición tradicional plana y de adelante hacia atrás. Esto permite almacenar más variedades de billetes. Algunos cajones de efectivo tienen un diseño abatible, por lo que se abren con una tapa abatible en lugar de deslizarse hacia afuera como un cajón común, asemejándose en cambio a una caja registradora. [16]
El cajón de una caja registradora solo se puede abrir mediante una instrucción de la caja registradora, excepto cuando se utilizan llaves especiales , generalmente en poder del propietario y algunos empleados (por ejemplo, el gerente). Esto reduce la cantidad de contacto que la mayoría de los empleados tienen con el efectivo y otros objetos de valor. También reduce los riesgos de que un empleado tome dinero del cajón sin un registro y el consentimiento del propietario, como cuando un cliente no pide expresamente un recibo pero aún así tiene que darle el cambio (el efectivo se verifica más fácilmente contra las ventas registradas que el inventario ). Las cajas registradoras incluyen una llave etiquetada como "Sin venta", abreviada "NS" en muchas cajas registradoras electrónicas modernas. Su función es abrir el cajón, imprimir un recibo que indique "Sin venta" y registrar en el registro de la caja registradora que se abrió la caja. Algunas cajas registradoras requieren que se use una contraseña numérica o una llave física cuando se intenta abrir la caja.
Una función de no venta que se utiliza con frecuencia es la mencionada "no venta". En caso de necesitar corregir el cambio dado al cliente, o dar cambio de una caja registradora vecina, esta función abrirá el cajón de efectivo de la caja registradora. Cuando se le da acceso al personal que no es de administración, la administración puede examinar el recuento de "no ventas" en el registro para buscar patrones sospechosos. Generalmente, además de programar precios en la caja registradora, se requieren una clave de administración para las funciones de informe. Un informe X leerá las cifras de ventas actuales de la memoria y generará una impresión en papel. Un informe Z actuará como un informe "X", excepto que los contadores se restablecerán a cero.
Las cajas registradoras suelen contar con un teclado numérico, un teclado QWERTY o personalizado, una interfaz de pantalla táctil o una combinación de estos métodos de entrada para que el cajero ingrese productos y tarifas a mano y acceda a la información necesaria para completar la venta. En el caso de las cajas registradoras más antiguas, así como en los restaurantes y otros establecimientos que no venden artículos con código de barras, la entrada manual puede ser el único método de interacción con la caja registradora. Si bien antes la personalización se limitaba a las grandes cadenas que podían permitirse el lujo de tener teclados físicos hechos a medida para sus necesidades, ahora la personalización de las entradas de las cajas registradoras está más extendida con el uso de pantallas táctiles que pueden mostrar una variedad de software de punto de venta.
Las cajas registradoras modernas pueden estar conectadas a un lector de códigos de barras portátil o fijo , de modo que las compras de un cliente se puedan escanear con mayor rapidez que si se ingresaran los números en la caja registradora a mano. El uso de escáneres también debería ayudar a evitar errores que resultan de ingresar manualmente el código de barras o el precio del producto. En las tiendas de comestibles, el escáner de la caja registradora puede combinarse con una báscula para medir el producto que se vende por peso.
A menudo, los cajeros deben proporcionar un recibo al cliente después de que se haya realizado una compra. Las cajas registradoras suelen utilizar impresoras térmicas para imprimir los recibos, aunque en algunos comercios minoristas todavía se utilizan impresoras matriciales más antiguas . Como alternativa, en algunas jurisdicciones los comercios minoristas pueden prescindir de la emisión de recibos en papel y, en su lugar, solicitar al cliente un correo electrónico al que se le pueda enviar el recibo. Los recibos de los comercios minoristas más grandes suelen incluir códigos de barras únicos u otra información que identifique la transacción, de modo que se pueda escanear el recibo para facilitar las devoluciones u otros servicios al cliente.
En las tiendas que utilizan vigilancia electrónica de artículos , se colocará una almohadilla u otra superficie en la caja registradora que desactiva los dispositivos de seguridad incorporados o adheridos a los artículos que se compran. Esto evitará que la compra de un cliente active las alarmas de seguridad a la salida de la tienda.
En entornos como un restaurante , a veces se utilizan dispositivos periféricos remotos para acelerar el procesamiento de los pedidos. Estos incluyen impresoras o pantallas en la cocina para mostrar al personal los pedidos entrantes. Los camareros suelen utilizar dispositivos móviles como teléfonos o tabletas conectados a una caja registradora central para tomar los pedidos y pueden utilizar pequeñas impresoras móviles con Bluetooth para imprimir los recibos directamente en la mesa.
Algunas corporaciones y supermercados han introducido máquinas de autopago, donde se confía al cliente para escanear los códigos de barras (o identificar manualmente los artículos no codificados como la fruta), y colocar los artículos en un área de embolsado. [17] La bolsa se pesa, y la máquina detiene la caja cuando el peso de algo en la bolsa no coincide con el peso en la base de datos del inventario. Normalmente, un empleado vigila varias de estas cajas para evitar el robo o la explotación de las debilidades de las máquinas (por ejemplo, la identificación errónea intencional de productos caros o productos secos). El pago en estas máquinas se acepta con tarjeta de débito / tarjeta de crédito , o efectivo a través de una ranura para monedas y un escáner de billetes . Los empleados de la tienda también deben autorizar compras "restringidas por edad", como alcohol, solventes o cuchillos, lo que puede hacerse de forma remota por el empleado que observa la caja de autopago, o por medio de un "login de la tienda" que el operador tiene que ingresar.
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