Un archivo tickler o sistema de 43 carpetas es una colección de carpetas de archivos etiquetadas con fechas organizadas de una manera que permite archivar documentos urgentes de acuerdo con la fecha futura en la que cada documento necesita acción. Los documentos dentro de las carpetas de un archivo de seguimiento pueden ser listas de tareas pendientes, facturas pendientes, facturas impagas , boletos de viaje, reservas de hotel, información de reuniones, recordatorios de cumpleaños, cupones, boletos de reclamo, notas de devolución de llamadas, recordatorios de seguimiento, recordatorios de mantenimiento. , o cualquier otro documento que requiera acciones futuras. Cada día, la carpeta que tiene la fecha actual se recupera del archivo tickler para que se pueda actuar sobre cualquier documento que contenga. Esencialmente, un archivo de tickler proporciona una forma de enviarse un recordatorio a uno mismo en el futuro: " hacerle cosquillas " a la memoria .
Una implementación común fue en los despachos de abogados a principios del siglo XX, si no antes, donde se archivaban pequeñas tarjetas de tareas o "tarjetas de cosquillas" por fecha y luego se distribuían a los abogados como tareas legales como renovación de marcas, actualización de testamentos y Se acercaría la presentación de mociones para un caso particular. En firmas de mayor tamaño se asignaría a una sola persona el mantenimiento y seguimiento de este fichero, distribuyendo tareas y velando por su seguimiento, que podría quedar registrado en las tarjetas de facturación y documentación.
Más recientemente, el concepto se reintrodujo en la cultura popular a través de varios libros de autoayuda, como el libro de 1977 de Pam Young y Peggy Jones, Sidetracked Home Executives: From Pig-Pen to Paradise , FlyLady , Marla Ciley, el libro de Chris Crouch Getting Organized , David Allen . s del libro de 2001 Getting Things Done y el sitio web de Merlin Mann 43 Folders, cuyo nombre proviene de un método popular para mantener un archivo de seguimiento.
Los archivos de seguimiento modernos suelen ser electrónicos y ahora se procesan mediante software programado para recordatorios y seguimiento automáticos.
Los sistemas Tickler también se utilizan en países industrializados [1] [2] y menos industrializados [3] para mejorar la cobertura de inmunización. Por lo general, el nombre y la fecha de nacimiento de un niño se escriben en una tarjeta, que luego se coloca en el archivo correspondiente a la fecha límite para su próxima vacunación. Luego, el vacunador puede encontrar los nombres de todos los niños cuyas vacunas deben vacunarse en un mes en particular y dirigir sus esfuerzos a encontrar a esos niños en particular.
En usos institucionales más amplios, un archivo de seguimiento sería cronológico, con una sección para cada año o día, y a veces abarcaría más de un siglo con el mayor detalle posible (especialmente para fechas lejanas en el futuro). Una técnica más común es tener fichas con cuarenta y tres divisores o un sistema con cuarenta y tres carpetas o dos archivos en acordeón. Las cuarenta y tres divisiones provienen de la suma de dos números, treinta y uno y doce, correspondientes al máximo de treinta y un días en un mes gregoriano o juliano y los doce meses de un año.
Al utilizar carpetas, los elementos programados para el mes actual se colocan dentro de la carpeta diaria correspondiente. Los elementos que deben realizarse en un mes futuro se colocan en la carpeta mensual correspondiente. Cada día, la carpeta diaria actual se vacía y se coloca en la parte trasera del televisor. Al comienzo de un nuevo mes, los elementos de ese mes se eliminan de la carpeta del mes y se colocan en las carpetas diarias correspondientes.
Los sistemas simples que implican muchas tareas repetitivas a lo largo del tiempo tienden a usar y reutilizar fichas de un tamaño apropiado, mientras que los sistemas más complejos usan "archivos de acordeón" expandibles, carpetas de archivos o incluso salas enteras llenas de archivadores. Los sistemas modernos generalmente se mantienen en bases de datos computarizadas o con herramientas simples como un archivo de "calendario" Unix, un calendario de Microsoft Outlook, etc.