El hoteling (también llamado hotelling o hoteling de oficina ) es un método de gestión de oficinas en el que los trabajadores programan dinámicamente el uso de sus espacios de trabajo, como escritorios, cubículos y oficinas. Es un enfoque alternativo al método más tradicional de asignación permanente de asientos. El hoteling consiste en la asignación de asientos no asignados con reserva; los empleados reservan un espacio de trabajo antes de empezar a trabajar en una oficina. Un método alternativo para gestionar la asignación de asientos no asignados es el hot desking , que no implica reservas; con el hot desking, un trabajador elige un espacio de trabajo al llegar, en lugar de reservarlo con antelación. El uso del término ha disminuido en los últimos años.
En el caso de los hoteles, los trabajadores no tienen asignados sus propios escritorios, sino que reservan un escritorio para su uso temporal solo durante los días que esperan trabajar en la oficina. [1] Los beneficios de los hoteles en comparación con un escenario más tradicional, de un escritorio por empleado, incluyen el ahorro de costos en bienes raíces comerciales, [2] [3] así como la creación de oportunidades para que el personal se relacione y colabore más. [4] [5]
La práctica de la hotelería es el resultado de una mayor movilidad de los trabajadores, posibilitada por los avances en la tecnología móvil. [1] Las organizaciones cuyos trabajadores viajan con frecuencia, o con una fuerza laboral cada vez más remota o móvil, son las más adecuadas para la hotelería. [1] [6] Un artículo del Washington Post cita el creciente uso de la hotelería como reflejo de un cambio de la oficina, que ha pasado de ser una "base de operaciones" a ser un "centro de hospitalidad". [7]
Las empresas comenzaron a implementar la hotelería en la década de 1990, y las firmas de consultoría y contabilidad estuvieron entre las primeras en adoptarla. [1] [8] [9]
El sistema de hotelería es más apropiado para algunos puestos de trabajo que para otros. En 1994, dos empresas de Chicago que adoptaron el modelo de hotelería tuvieron en cuenta las categorías de trabajadores más adecuadas para trabajar bajo este modelo. [8] Cuando Booz Allen adoptó el sistema de hotelería en 2011, eximió a los recepcionistas y a quienes trabajaban en salas de diseño gráfico y talleres de impresión. [10]
Los sistemas de gestión hotelera pueden variar en complejidad, desde un proceso básico para reservar espacio de oficina hasta sistemas sofisticados integrados con el sistema de tecnología de la información (TI) de una empresa. La integración técnica puede ser un elemento importante para el éxito de un sistema de gestión hotelera, ya que permite a los trabajadores acceder a la información que necesitan sobre la oficina y hacer reservas fácilmente. [10] [11]
El software diseñado para gestionar un sistema de hotelería puede integrarse con otras funciones del lugar de trabajo, como las credenciales de identificación de los empleados, a través del sistema de TI de una empresa. [12] Cuando los empleados llegan al trabajo (o inician sesión de forma remota), acceden al software de reservas de hotelería e inician sesión . Luego pueden reservar espacios por su nombre/número o, en algunos sistemas, mirando un plano de la oficina y seleccionando visualmente un espacio de trabajo. [3] Una vez que se completa el proceso de reserva, el sistema puede realizar una serie de funciones, incluido el enrutamiento del servicio telefónico al espacio de trabajo, la notificación a un " conserje " de la oficina que prepara el espacio de trabajo, etc. Con muchos sistemas, se requiere que los trabajadores "se registren" a través de una terminal conectada a la base de datos de reservas cuando llegan a la ubicación de la oficina.
Se ha dicho que el modelo de hotelería es uno de los muchos reflejos de la visión cambiante que tiene la sociedad de lo que es el trabajo. La adopción del modelo ha sido impulsada por la necesidad de ahorrar costos y por las oportunidades que ofrecen las nuevas tecnologías. [13]
El sistema de hoteling fue implementado por primera vez por empresas consultoras y de representación de clientes, y este tipo de empresas siguen siendo las que más utilizan este tipo de sistemas. Es más adecuado para las grandes empresas cuyos trabajadores viajan con frecuencia, [13] pero puede funcionar bien para una variedad de organizaciones. [3] Un experto del sector afirmó en 2008 que "casi todas las grandes empresas tienen algún tipo de programa como [el de hoteling]". [14]
A partir de 2013, la agencia estadounidense FEMA planeó pasar a un modelo de hotelería para 2016; [15] y un plan de 2015 anunciado por el Departamento de Seguridad Nacional de Estados Unidos y la Administración de Servicios Generales nombró a la hotelería como una de las técnicas que reduciría el presupuesto de su plan de consolidación en aproximadamente mil millones de dólares. [16]